Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e)

À propos de nous

PME dynamique d'environ 30 collaborateurs, spécialisée dans le secteur de l'immobilier d'investissement. L'entreprise souhaite renforcer son équipe support par le recrutement d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e) pour assure la gestion quotidienne des tâches administratives au sein de l'entreprise, accompagner le bon fonctionnement des opérations internes et contribuer à la fluidité des processus de gestion, commerciaux et administratifs.

Mission

Sous la responsabilité directe de la Direction Administrative et Financière, vos missions seront variées et transversales:

• Administration générale

-Accueil physique et téléphonique des visiteurs et collaborateurs

-Traitement du courrier et des emails, suivi des dossiers administratifs et mise à jour des documents, amélioration des procédures administratives

-Gestion des fournitures, suivi des consommables et relations avec les prestataires

-Coordination logistique interne (réunions, salles, déplacements, réservations hôtels et restaurants, …)

-Gestion des agendas de la direction, …

• Support à la gestion administrative et financière

-Saisie, mise à jour et contrôle de données

-Assistance à la préparation des factures, au suivi des paiements, différentes taches de secrétariat comptable,

-Préparation et suivi de documents administratifs (contrats, dossiers, tableaux de bord).

-Gestion des contrats avec les prestataires (assurance, entretien, ménage, sécurité), gestion des abonnements, référent matériel et IT,

-Pilotage administratif de l'activité de formation interne et externe (organisation, suivi, gestion des relations OPCO)

• Assistance aux équipes opérationnelles

-Gestion de la base de données CRM, préparation de tableau de suivi, reportings et mise à jour des stocks

-Saisie de données et gestion administrative de projets ponctuels

-Support administratif aux équipes (direction générale, direction administrative et financière, direction communication et marketing, direction développement, direction commerciale, …)

-Relation avec les interlocuteurs externes : prestataires, partenaires, administrations.

Profil

• Profil recherché

-Formation type Bac+2 (BTS, DUT, …) en administration, gestion, secrétariat ou équivalent.

-Minimum 2 ans d'expérience réussie dans une fonction similaire, idéalement en PME ou dans l'immobilier.

• Compétences requises:

-Excellente maîtrise des outils informatiques, bureautiques et de gestion

-Compétences rédactionnelles et bonne orthographe.

-Sens aigu de l'organisation, rigueur et autonomie

-Aisance dans la gestion multi-tâches et la priorisation.

-Esprit d'équipe, confidentialité et adaptabilité

-Connaissance du secteur immobilier appréciée (mais non obligatoire).

• Conditions du poste

Contrat : CDI / Temps plein

Localisation : PARIS 16ème

Rémunération : 26-29 K€ selon profil et expérience

Prise de poste : T1 2026