Secrétaire pédagogique (h/f) CDD 6 mois

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint du patrimoine
Adjoint du patrimoine principal de 1ère classe
Adjoint du patrimoine principal de 2ème classe
Agent social
Agent de maîtrise
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Assurer l’accueil physique et téléphonique des élèves, des familles, des enseignants
Assurer le secrétariat pédagogique du Conservatoire et des ateliers des Beaux-Arts apporter un soutien administratif aux différentes actions du Conservatoire. Missions / conditions d'exercice Accueil physique et téléphonique :

• Accueillir, renseigner, orienter les usagers, sur le plan administratif en lien avec les actions pédagogiques
• Assurer une parfaite gestion des appels téléphoniques filtrage, suivi de l’adresse courriel du conservatoire et du traitement des messages
• Prise de RDV téléphonique et physique avec la responsable des études et de l’enseignement
• Réception et expédition du courrier et mailing dans le respect des consignes et procédures (enregistrement, diffusion aux responsables hiérarchiques, photocopies…)

Tâches administratives :

• Aide ponctuelle dans l’organisation des évènements d’envergure de la Direction du Conservatoire
• Relation directe avec les professeurs (courrier et autres)
• Inscription et réinscription des élèves
• Utilisation des logiciels spécifiques au conservatoire Imuse Concerto Synbird…
• Bilan des présences et absence des enseignants
• Suivi des absences des élèves, envoi des avis aux familles, relance des enseignants
• Relation directe avec la/le responsable de l’organisation opérationnelle et administrative Profils recherchés ans le cadre des missions d’accueil
1/ Connaissance de l’outil informatique
2/ Maîtrise du logiciel spécifique de fonctionnement du Conservatoire
3/ Maîtrise des techniques de réception, d’accueil physique et téléphonique
4/ Savoir travailler en équipe : lien avec l’agent secrétariat accueil/ Connaissance de la ville et des autres services municipaux
6/ Bonne expression orale et écrite

Dans le cadre des tâches administratives
1/ Savoir s’adapter aux matériels et techniques informatiques
2/ Rigueur, disponibilité, sens du Service Public
3/ Travail en équipe,
4/ Savoir encadrer

CDD 6 mois
Horaires : lundi - vendredi de 10h à 18h