Responsable scolarité - FSEG

À propos de nous

Acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand Est Parisien, l’Université Paris Est Créteil développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.

L'UFR de Sciences Economiques et de Gestion accueille plus de 1700 étudiants préparant les diplômes de la licence au Master. Ouvert à l'international, et conçu pour être au plus près des besoins du monde professionnel, les différents cursus sont proposés en formation initiale, apprentissage ou formation continue.

Mission

La FSEG recrute un(e) responsable de la scolarité, acteur central de la réussite étudiante et du bon fonctionnement administratif et pédagogique de la composante.

Missions :

Le / La responsable scolarité, placé(e) sous l’autorité de la responsable administrative de la composante  :

Assure le pilotage, l’organisation et la sécurisation de l’ensemble des activités de scolarité, de l’inscription à la délivrance des diplômes, dans le respect de la réglementation universitaire et des calendriers pédagogiques.

Encadre une équipe de 7 personnes (6 gestionnaires de scolarité et 1 référente outils ADE / APOGEE).

Activités principales :

1.   Pilotage et organisation de la scolarité

Organiser, coordonner et sécuriser l’ensemble des activités de scolarité  : inscriptions, emplois du temps, examens, jury, diplômes ;

Garantir la conformité des procédures avec la réglementation universitaire (code de l’éducation / notes de cadrage de l’UPEC) ;

Collecter, contrôler et mettre en œuvre les modalités de contrôle des connaissances et des compétences spécifiques (2M3C)

Modéliser les 2M3C dans APOGEE et veiller à leur application ;

Assurer la collecte des données et documents nécessaires au paramétrage des outils de candidatures et d’inscriptions, en lien avec le si-scolarité ;

2.   Gestion administrative des étudiants

Superviser les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants de l’ensemble des formations ;

Assurer le suivi des parcours étudiants (réorientations, redoublements, situations particulières) ;

Garantir la fiabilité et la qualité des données dans le système d’information APOGEE ;

Superviser l’organisation des jurys d’examens ainsi que la production, la validation et l’archivage des procès-verbaux.

3.   Management d’équipe

Encadrer, animer et accompagner l’équipe de gestionnaires de scolarité et la référente outils ;

Organiser le travail de l’équipe, répartir les activités et veiller à la continuité de service ;

Participer au recrutement, à l’évaluation et au développement des compétences des gestionnaires.

4.   Relation aux usagers et les partenaires internes

Informer et accompagner les étudiants tout au long de leur parcours universitaire ;

Valider les services réalisés par les enseignants – chercheurs, enseignants et vacataires via l’outil OSE ;

Gérer les situations complexes et contentieuses en lien avec la direction de la composante ;

Participer aux instances pédagogiques et administratives (conseil des études, comité de direction) ;

Être référent (e) du si-scolarité et du SIOE pour la composante.

Activité secondaires :

Participer à la démarche d’amélioration continue des procédures et d’outils ;

Contribuer aux projets liés à l’évolution de la scolarité et des systèmes d’information ;

Renseigner les enquêtes, les indicateurs de gestion et les tableaux de bord ;

Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des projets de l'établissement et des évolutions institutionnelles.

Profil

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)

Rémunération selon la grille indiciaire des assistants ingénieur (ASI) - Catégorie A et pour les contractuels, la fourchette de salaire net mensuel se situe entre 1800 € et 3000 € (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière)

Connaissances souhaitées :

Connaissance approfondie des textes réglementaires régissant les cursus universitaires et la scolarité ;

Savoir-faire :

Maitrise de la réglementation universitaire ;

Bonne maitrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion de scolarité, notamment APOGEE / ADE ;

Capacités rédactionnelles, d’analyse et d’organisation ;

Savoir-être :

Sens de l’organisation, des responsabilités et du service public ;

Capacité à encadrer, animer et fédérer une équipe ;

Aptitude à la communication et à l’écoute des usagers ;

Capacité à gérer les priorités, les contraintes calendaires et les situations d’urgence ;