Assistant administratif

I. SAY WHO INTERNATIONAL

SAY WHO . PORTRAYING CONTEMPORARY CULTURE

Depuis 2009, Say Who offre un panorama des personnalités qui façonnent la vie culturelle et artistique de notre époque. Des cocktails les plus confidentiels aux festivités les plus officielles (foires d’art, festivals, inaugurations ) Say Who couvre les événements incontournables de la vie culturelle en mettant en lumière ses protagonistes et les lieux qui les accueillent tout en veillant à apporter un regard exigeant, pertinent et artistique.

Qui est qui et qui fait quoi au sein des sphères artistiques et culturelles de notre époque ? Voilà le défi de Say Who qui est devenu en 12 ans une source d’information incontournable pour tous les professionnels des industries créatives.

Say Who, est également une agence de création et de production qui accompagne des clients prestigieux de l’univers du Luxe, de la culture, de la Mode et de la Beauté.

Say Who recherche actuellement un Assistant Administratif , basé à Paris. Rejoignez-nous !

II. MISSIONS

Dans le cadre du développement de nos projets en cours et à venir, vous occuperez la fonction d' Assistant Administratif avec pour mission principale d’assister le Directeur et Fondateur de SAY WHO et d'assurer la bonne gestion des locaux de la rue SAINT HONORE

Services Généraux :

• Accueil physique et téléphonique
• Gérer la réception, l’envoi, le tri et la distribution du courrier et des colis
• Commander des fournitures et consommables pour le siège et suivre les factures / relances
• Gérer les relations avec les prestataires et fournisseurs (contrats, facturation, demandes d’interventions)
• Participer à des projets de réaménagement des bureaux (par exemple, préparation du poste de travail en cas de nouvelle embauche)

Assistanat Directeur Général :

• Organisation de rendez-vous et gestion d’agenda
• Préparation des rendez-vous
• Interface avec les interlocuteurs de la direction
• Point d’entrée pour les N-1 de la direction : organisation de points réguliers, réunions, signature de documents divers
• Tenue de tableaux de suivi de pilotage et mise à jour de bases de données
• Vérification des notes de frais et transmission à la comptabilité
• Ordonnancement et archivage de documents
• Organisation des déplacements pour la direction et les collaborateurs de l'agence, et suivi de la facturation inhérente
• Soutien logistique (réservations d’hébergements et restaurants, gestion des déplacements) et organisationnel (suivi des participants, des prestataires) lors des évènements internes.

Profil :

Issu / e d’une formation supérieure, vous justifiez d’une expérience 3 à 5 ans sur des fonctions similaires.

Véritable ambassadeur / drice de SAY WHO, vous êtes doté / e d’un grand sens du service, vous faites preuve d’esprit d’initiative et de capacité d’adaptation.

Rigoureux et méthodique, vous maitrisez parfaitement les outils informatiques (suite Office, GOOGLE SUITE services).

Vous parlez anglais couramment.

Excellente qualité rédactionnelle en français et en anglais, gestion des priorités, respect de la confidentialité et esprit de synthèse sont autant de qualités indispensables pour réussir dans cette fonction.

Si ce poste vous intéresse, merci d'envoyer votre candidature motivée par email à [email protected]