Description de la mission
Rattaché(e) à 1 associée et 5 avocats collaborateurs dont 2 counsels en droit immobilier (baux commerciaux), vous assurerez les missions suivantes :
·La facturation :
-La gestion des dossiers sur LOP2 (ouverture, clôture, paramétrage) ;
-La saisie des temps de l’associée et d’une counsel ;
-La gestion de la facturation dans son intégralité : création et modification des narratifs, édition des projets de factures, après validation par l’associée, édition des factures définitives et envoi aux clients, réponses aux demandes des clients (ex. édition d’avoirs, changements de libellés, etc…) ;
- La gestion des relances des impayés en liaison avec le pôle gestion
·L’assistanat classique :
-La gestion d’évènements : gestion de l’agenda Outlook et réservation salles de réunions ; mise en place de conférences téléphoniques, organisation de réunions internes/clients ;
-L’organisation des déplacements : Les réservations de restaurants, d’hôtels, de vols/trains/taxis ;
-L’ouverture, le suivi, le classement et l’archivage de dossiers physiques et dans la GED ;
-La saisie des notes de frais de l’associée dans Notilus ;
-La gestion des notes de débours.
·L’assistanat juridique :
-La gestion de la clé RPVA (e-barreau) et du compte CARPA ;
-Le suivi et le respect du calendrier des procédures (audiences, délibérés, renvois) ;
-La rédaction des courriers et actes courants... ;
-La préparation des projets de propositions d’honoraires aux clients ;
-La constitution des dossiers de plaidoirie ;
-La préparation des communications de pièces ;
-La préparation des signatures électroniques (CLOSD) ;
-La préparation des mails d’information des dates d’audiences aux clients ;
-La préparation des matrices de réponses aux demandes des CAC ;
-La préparation des projets de rapports mensuels de suivi des procédures ou de suivi/projection des honoraires pour certains clients ;
-Les commandes de documents légaux sur Infogreffe.
Missions non exhaustives
Description du profil
De formation BTS, vous avez une bonne pratique du secrétariat en général et disposez d’une expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs associés en cabinet d’avocats, dans le domaine du contentieux (40% du poste).
Vous maîtrisez RPVA mais également la facturation. La connaissance du logiciel LOP2 (anciennement CICERON) est un plus.
Vous faites preuve d’une grande rigueur d’organisation et d’une grande réactivité. Votre ouverture d’esprit, votre relationnel et votre capacité d’adaptation vous permettront de vous intégrer durablement dans un environnement professionnel exigeant et dynamique.
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature (Cv, lettre et prétentions) directement sous la référence LPA/ASS/IMMO/GEPI
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