Gestionnaire du projet Cluster IA F/H

Mission principale :

Sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale de SCAI, et de la responsable administrative de SCAI, coordonner et assurer la gestion administrative et financière du projet PostGenAI@Paris au sein du SCAI, en étroite collaboration avec le ou la cheffe de projet PostGenAI@Paris.

Activités principales :

Suivi et reporting budgétaire

• Aider à la mise en place du budget du projet et suivi de son exécution
• Réaliser des bilans financiers mensuels, anticiper l'évolution des dépenses des équipes
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité

Gestion des commandes d’achat : établir les devis, bons de commande et assurer la vérification et le suivi des échanges avec les fournisseurs

Gestion des déplacements : instruire les dossiers de mission pour les personnels associés au projet

Organisation et gestion des réunions, séminaires et évènements du projet : assister l’équipe du projet dans la planification et l’organisation des réunions, séminaires et événements du projet (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, compte rendus, rapports…)

Recrutement : préparer les dossiers de recrutement avec le service RH et aider à l’installation des nouveaux agents au sein de SCAI

Communication

• Coordination avec les gestionnaires de SCAI / ISCD / Laboratoires / départements / services concernés par le Cluster
• Assurer l’interface entre les différents interlocuteurs internes et externes (partenaires, fournisseurs, services de l’université).
• Diffuser les informations et les documents nécessaires au bon fonctionnement du projet

Participer à l’élaboration et à la mise à jour des supports de communication

Missions transversales SCAI : participation à la coordination et gestion collective de SCAI dans le cadre de missions transversales

• Gestion et validations des salles
• Vérifier et suivre le bon déroulement (entretien, rangement…) du plateau
• Accueillir, informer et orienter dans les démarches administratives les visiteurs / étudiants / enseignants-chercheurs / partenaires / personnes externes…avec l’aide de l’équipe de SCAI
• Assister à l’organisation des évènements de SCAI
• Assister les collègues ponctuellement si nécessaire sur d'autres activités de SCAI, par exemple des tâches liées à d'autres projets comme SOUND.AI, Sorbonne.AI.

Outils spécifiques à l’activité

• Sifac Smartdata, Lab&Co
• Bureautique, internet, outils de travail collaboratifs en ligne

Encadrement : Non

Connaissances transversales requises :

• Connaissance générale des techniques de gestion financière
• Connaître la comptabilité publique et la réglementation financière
• Utiliser les techniques de classement et d’archivage
• Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels.
• Langue anglaise : niveau A2

Savoir-faire requis :

• Capacité à concevoir une organisation des dossiers ; savoir trier hiérarchiser et classer les informations
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…)
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les demandes
• Capacité à comprendre les conventions pour s’adapter aux contraintes des financeurs

Savoir-faire :

• Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Utilisation du logiciel SIFAC ou SAP
• Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation
• Rigueur et méthodologie

Choisir Sorbonne Université , c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires

Ce poste est à pourvoir au sein de Sorbonne Center for Artificial Intelligence (SCAI), Campus Pierre et Marie Curie, Bâtiment Esclangon.

SCAI

Dans un contexte national et international marqué par la compétition autour de l’intelligence artificielle, Sorbonne Université a créé SCAI, qui réunit un éventail stratégique des disciplines de l’intelligence artificielle moderne.

L’ambition de SCAI est de contribuer significativement à l’excellence de la recherche interdisciplinaire en intelligence artificielle en favorisant les échanges entre enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheurs et chercheuses, enseignantes et enseignants, étudiantes et étudiants et industrielles et industriels.

CLUSTER PostGenAI@Paris

Dans le cadre de la stratégie nationale Intelligence artificielle et du programme France 2030, Sorbonne Université a remporté l’appel à manifestation d’intérêt « IA-Cluster » avec un montant de 35 millions d'euros sur 5 ans. Ce projet intitulé PostGenAI@Paris, est piloté par SCAI et réunit les membres de l’Alliance Sorbonne Université, ainsi que d’autres institutions académiques, parmi lesquelles l’AP-HP, Paris-Panthéon-Assas, le Cnam, Sciences Po… Le cluster bénéficie également du soutien de plus de 60 partenaires industriels, qui se sont engagés pour plus de 32 millions d'euros de financement.

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CDD 3 ans.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence IA2