Secrétaire du laboratoire CERTES H/F

À propos de nous

Acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand Est Parisien, l’Université Paris Est Créteil développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.

L'IUT Créteil-Vitry propose la plupart de ses formations en alternance et des aménagements spéciaux pour les sportifs de haut niveau. Au travers de ces différents départements, il offre des parcours diversifiés de BUT conduisant à une insertion professionnelle rapide ou à une poursuite des études vers des Masters, des écoles d'ingénieurs ou de commerce.

Mission

Sous l'autorité hiérarchique du responsable du service, votre mission principale s'articule autour de la gestion du secrétariat du laboratoire CERTES.

A ce titre, vos activités se déclineront comme suit :

Activités essentielles :

• Secrétariat du Laboratoire LISSI et de l’équipe de direction (1 directeur, 2 directeurs adjoints)

• Faire le lien avec les différents services et composantes de l’UPEC, ainsi que les entités extérieures à l’Université

• Accueil physique et téléphonique des étudiants, doctorants, stagiaires, professeurs invités étrangers… et relation avec l’administration de l’école doctorale

• Gestion des conventions de stages du laboratoire CERTES

• Création des dossiers de recrutement des stagiaires et CDD pour leur gratification en liaison avec la Direction de la Recherche et de la Valorisation ainsi que le service du personnel de l’IUT

• Gestion et suivi financier du laboratoire (bons de commande, factures, remboursements) en collaboration avec le service financier de l’IUT

• Suivi de la logistique (réception des colis, bons de livraison) en lien avec le service technique de l’IUT et le service technique du laboratoire

• Gestion et suivi financier des différents contrats de recherche des enseignants chercheurs en collaboration avec la Direction de la Recherche et de la Valorisation

• Organisation des jurys de thèse et accueil des Professeurs invités

• Participation à l’organisation des événements de la vie du laboratoire

• Gestion des missions des membres du laboratoire (24 permanents)

• Gestion des demandes d’intervention auprès des services (Techniques, Patrimoine, service informatique) en collaboration avec le service technique du laboratoire ;

• Organisation et gestion des élections et conseils de laboratoire en lien avec l’IUT

• Réservation des salles de réunion

Activités associées :

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)

• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser

• Retranscrire des informations orales à l'écrit

• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

• Classer et archiver des documents

Profil

Ce poste est ouvert aux agents contractuels de la fonction publique de catégorie C.

La rémunération est fixée selon la grille indiciaire des adjoints techniciens (fourchette de rémunération mensuelle généralement comprise entre 1600 et 1700 euros net).

Poste basé au Campus Centre de Créteil - A pourvoir dès que possible - Contrat de 6 mois (possiblement renouvelable).

Compétences requises :

• Bureautique (Word, Excel)

• Messagerie

• Bonne expression à l’écrit

• Anglais lu et écrit

Environnement et contexte de travail :

• Poste en autonomie, sous la responsabilité directe de la direction de l’unité, et du responsable administratif de la composante.

Formation et expérience professionnelle souhaitables :

• SIFAC (notions), NOTILUS

• Avoir une vue sur les comptes du laboratoire (commandes, missions, investissements …)

• Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative