Secrétaire de direction

PAS D'ALTERNANCE

Pour une structure de l'ESS, adhérente de l'IFCAES, nous recherchons un(e) secrétaire de Direction pour le pôle Egalité des Droits (égalité homme femme, non discrimination, ...) Vous aurez pour mission d’assister le responsable du pôle dans le suivi de ses dossiers et de l’aider dans l’exécution de ses tâches d’organisation et d’animation. Vous réaliserez également le secrétariat des membres relevant du pôle.

Ce pôle fait partie d’un collectif de travail de 7 autres pôles composé d’une quarantaine de personnes, dont une équipe de sept autres secrétaires que vous serez amené.e à renforcer en cas de pic d’activité.

Votre aisance relationnelle ainsi qu’un intérêt pour les sujets Egalité des Droits, vous permettra de gérer de nombreux contacts internes et externes.

Activités principales :

Sans que cette liste soit exhaustive, vos principales missions consistent notamment à :

Traitement administratif :

• Préparer et suivre les dossiers/projets de ses responsables et des collectifs rattachés au pôle.
• Effectuer le secrétariat classique (frappe, rédaction, agendas, déplacements …).
• Organiser et assister à des réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Mettre à jour les fichiers de suivi de nos mandatés dans les différentes instances suivies par le pôle.
• Mettre à jour les guides réalisés par le pôle, organiser leur distribution et s’assurer du suivi des stocks.
• Organiser le classement et la gestion documentaire aussi bien papier qu’électronique.
• Assurer le suivi des instances/organismes liés au pôle (CNNCEFP, France compétences, Unedic…).
• Assurer les tâches d’autres secrétariats lors des pics d’activité.

Communiquer efficacement :

• Réaliser l’accueil physique, téléphonique et mail, filtrer et analyser la demande pour la rediriger si nécessaire.
• Rechercher, recueillir, analyser et diffuser les informations auprès des personnes concernées internes comme externes.
• Informer votre responsable de votre activité.
• Gérer la mise en ligne du site miroir.

Planifier et coordonner l’organisation d’un événement :

• Échanger régulièrement de l’avancement de l’événement avec le responsable concerné.
• Créer la communication en lien avec l’évènement ou la formation.
• Inviter, relancer et suivre les inscriptions des participants, des formateurs ou des intervenants.
• Préparer les documents/rapports, feuilles d’émargement… nécessaires à la réunion ou à la formation.
• S’assurer de la logistique avec les prestataires internes et externes (transport, hôtel, repas, lieux de l’événement, réservation de salles…).

Qualités requises :

1. Observer une confidentialité stricte dans tous les domaines.
2. Aisance relationnelle.
3. Autonomie, rigueur, méthode et exigence.
4. Respect de la qualité et des délais.

Compétences techniques :

1. Capacité à travailler sur plusieurs dossiers en même temps et gérer ses priorités en lien avec les responsables concernés.
2. Maîtrise des outils bureautiques Office, et collaboratifs (notamment Zoom/teams).
3. Maîtrise des techniques de secrétariat et des techniques de prise de notes.
4. Aisance rédactionnelle et très bonne maîtrise de l’orthographe.
5. Connaissance de méthodes de classement et d’archivage.

Lieu : Montreuil (93100)

Contrat : CDI temps plein

Prise de poste : dès que possible

Rémunération : sur 13 mois / selon profil

Période d’essai : 1 mois