Responsable d'Affaires Achats et Commande publique F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers Affaires juridiques > Modes de gestion et commande publique Grade(s) recherché(s) Attaché
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Définition des missions : Sous la responsabilité du chef de service, et au sein d’une équipe de 4 responsables d’affaires, il assure le montage et le suivi de dossiers de Marchés Publics et/ou de Comptabilité, en lien direct avec les services partenaires qu’ils soient au sein de la DGST ou d’autres directions de la collectivité. Il coordonne les dossiers en lien avec le chargé d’affaires du service et rend compte de son activité à travers des tableaux de bord et outils de pilotage. Missions / conditions d'exercice Définition des activités :

-Participer à la mise à jour de la programmation pluriannuelle des marchés des services à lancer en intégrant les objectifs de développement durable ;
- Rédiger les pièces administratives des marchés ;
- Accompagner la montée en compétences des chargés d’affaires du service et la culture de l’ensemble des agents concernés;
- Contribuer à la réflexion liée aux évolutions du service, des missions et des outils de gestion ;
- Actualiser et suivre les tableaux de bord, le classement et l’archivage.

Marchés publics :
- Prendre en charge les échanges avec les directions concernées, du recensement des besoins à la notification de la commande au prestataire, en lien avec les chargés d’affaires.
- Mettre en œuvre les procédures de consultation adaptées en lien avec le juriste et en assurer le suivi journalier (réponses aux questions des candidats) ;
- Elaborer et rédiger les pièces administratives des marchés avec l’équipe, les services concernés, les référents externes le cas échéant ;
- Assurer la cohérence de toutes les pièces des marchés (techniques, administratives et financières) ;
- Télécharger les plis, les ouvrir, analyser les candidatures et faire une analyse sommaire des prix ;
- Préparer les tableaux d’analyse des candidatures et des offres et fiabiliser le travail d’analyse des agents du service concerné ;
- Apporter son expertise à l’analyse détaillée des offres et des prix,
- Participer à la préparation des commissions d’appels d’offres (établissement des dossiers de présentation en cao) ;
- Assurer l’attribution effective des marchés en lien avec les chargés d’affaires (délibérations, décisions du Maire, rapports de présentation, avis d’attribution, fiche de recensement et open data);
- Rédiger et suivre les actes administratifs et/ou contractuels de portée juridique et les courriers (avenants, réponses aux demandes de motivation de rejet des offres, litiges…) avec l’équipe, les services concernés, les référents externes le cas échéant ;
- Actualiser quotidiennement le tableau de suivi des activités du service ;

Comptabilité :
- Assurer la création de tiers avant la saisie des marchés ;
- S’assurer de la bonne saisie des marchés publics et contrats des services par les chargés d’affaire dans le système d’information ;
- Aider à l’élaboration des tableaux de bord et des outils de pilotage pour la gestion des rejets de mandats par le service et la direction des finances, et en assurer le suivi permanent ;
- Etablir les avenants jusqu’à leur notification et les transmettre aux chargés d’affaires pour intégration au SI ;
- Coordonner et suivre avec les chargés d’affaire les actes d’exécution (sous-traitance, pénalités, certificats de paiement, certificats administratifs…)
- Assurer le suivi administratif et financier des segments et opérations placés sous sa responsabilité en lien avec les chargés d’affaires (de l’émission de la commande au paiement effectif de la société (bons d’engagements, factures…) ;
- Animer les points de coordination avec les chargés d’affaire et les chargés d’opération des services ;
- Gérer les relations avec les fournisseurs en lien avec les chargés d’affaires et les agents des différents services. Profils recherchés Connaissances et aptitudes particulières :
- Posséder un diplôme niveau BAC et/ou une expérience significative dans le domaine de la comptabilité ou des marchés publics
- Disposer de connaissances sur la Fonction Publique Territoriale
- Maîtriser la réglementation liée à la commande publique et/ou celle de la comptabilité publique (M14)
- Maîtriser les règles relatives au suivi financier des marchés publics
- Maîtriser les techniques de rédaction (rapports, notes, comptes rendus)
- Disposer de connaissances des logiciels métiers SIS Marchés, AWS, CIVIL et ATAL
- Maîtriser les outils bureautiques Microsoft et Libre Office
- Disposer de connaissance sur des outils collaboratifs (Zoom et Nuageuse, ou équivalents)
- Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
- Etre capable d’appréhender rapidement l’organisation de la collectivité, les circuits et les procédures administratives ;
- Disposer d’une expression écrite et orale de qualité
- Disposer d’aptitudes au management de projet
- Avoir le sens du travail en équipe et en transversalité
- Savoir rendre compte, alerter, aider à la décision
- Savoir être rigoureux, organisé et méthodique
- Etre autonome et posséder le sens de l’initiative
- Savoir faire preuve d’adaptation et de discrétion