Assistant Administratif H/F

Rattaché au Responsable Administratif et Comptable de l'agence, vos missions sont les suivantes :

SECRETARIAT

• Accueil physique et gestion des appels téléphoniques,
• Gestion de la messagerie électronique d'agence,
• Gestion du courrier,
• Gestion des fournitures et de la documentation,

APPEL D'OFFRES

• Création des clients dans l'ERP (SAP)
• Préparation, rédaction, dépôt et suivi des appels d'offres,
• Support aux équipes du BE PRIX : Organisation et suivi du planning des dates d'échéances des AO à venir.

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

• Gestion des dossiers d'embauches,
• Mise à jour du registre du personnel et de l'affichage obligatoire,
• Suivi des formations, des visites médicales, des congés, et des intempéries,
• Contrôle des pointages des compagnons,
• Être au contact des entreprises de travail temporaires,
• Préparation des déplacements des collaborateurs (réservation de trains, hôtels, ),
• Saisie des notes de frais des compagnons,

SOUS-TRAITANCE

• Gestion et MAJ des documents administratifs des sous-traitants
• Validation auprès du service juridique
• Demande d'agrément des sous-traitants auprès de nos clients
• Demande de création des badges chantier

FOURNISSEURS

• Contrôle et validation des factures de frais généraux,
• Réponses aux relances fournisseurs (téléphone, mail et papier)

DIVERS

• Gestion des EPI (commande, suivi, inventaire)
• Suivi des contrôles règlementaires

Vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins 4 / 5 ans sur un poste similaire.

La maitrise de SAP et du Pack Office (EXCEL) est attendue.

Au cours de vos précédentes expériences, vous avez su faire preuve de rigueur, de structure dans votre méthodologie de travail.

Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et votre capacité à interagir avec les différents services de l'entreprise.