Assistant.e de département scientifique – LSCE OVSQ

À propos de nous

L’Observatoire de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (OVSQ), sous la double tutelle de l’Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) et du Centre National de Recherche Scientifique (CNRS), a 4 missions principales : Observation, Recherche, Enseignement et Communication.

L’OVSQ fait partie du réseau d’observatoires des sciences de l’Univers qui représentent l’INSU à l’échelle régionale.

Mission

L’Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) recrute un(e) Assistant(e) de département scientifique au sein du thème “Cycles biogéochimiques et transferts dans l’environnement" du Laboratoire des Sciences du Climat et de l’Environnement (LSCE), pour appuyer le chef de département dans la gestion administrative, le suivi des projets et l’organisation fonctionnelle des activités. Placé(e) sous sa responsabilité, l’assistant(e) contribue au bon fonctionnement du département, assure le suivi de dossiers administratifs et aide au suivi de projets scientifiques, notamment sur le plan budgétaire.

Vous participerez à l’organisation quotidienne du département et apporterez un appui à l’ensemble des personnels. Vous aiderez à la préparation et au suivi des commandes de matériel non scientifique, orienterez les agents dans leurs démarches et faciliterez la communication avec le groupe administratif et les services des tutelles. Vous veillerez à la bonne application des procédures et à la circulation de l’information.

Aux côtés du chef de département, vous suivrez les personnels, gérerez l’agenda partagé, planifierez les rendez-vous et organiserez les déplacements : réservations, confirmations et suivi des frais. Vous rédigerez des comptes rendus de réunions et assurerez la diffusion d’informations fiables.

Vous prendrez en charge le suivi de dossiers confiés par le chef de département, notamment l’organisation de réunions et manifestations internes ou externes. Vous coordonnerez les agendas, réserverez les salles, accueillerez les participants et préparerez les prestations nécessaires. Vous accompagnerez les nouveaux arrivants dans leurs démarches administratives et participerez à la constitution et à la mise en forme de reportings et de rapports financiers liés aux projets scientifiques.

Profil

Vous maîtrisez la gestion administrative, les finances publiques et l’assistanat de direction, et savez planifier et organiser les activités. À l’aise avec les outils bureautiques et numériques, vous recherchez, vérifiez et communiquez l’information, concevez des tableaux de bord et travaillez en coordination avec les équipes.

Doté(e) d’un bon niveau d’expression en français et en anglais, vous faites preuve de rigueur, de fiabilité et de sens du service. Organisé(e) et adaptable, vous appréciez le travail en équipe et savez gérer les priorités dans un environnement scientifique collaboratif, tout en étant motivé(e) à vous former à de nouvelles pratiques.