Assistant-e de gestion administrative et financière et secrétariat - H / F

Présentation de l'employeur

Au sein de la Direction Europe, Transfrontalier et Solidarités Territoriales (DETST), l'unité Ressources administratives assure la gestion administrative, conduit et contrôle les productions administratives de l'ensemble des services de la Direction (commissions thématiques, délibérations, conventions, notes, courriers, etc.) et les processus techniques financiers et budgétaires mutualisée des services ; elle est le correspondant administratif de la direction avec les services supports du département (Direction des Finances, des Ressources Humaines, etc.).

L'unité est également correspondante Ressources humaines, gère les moyens techniques, matériels et fournitures des équipes, contribue aux actions supports de l'institution (communication, rapports d'activités, tableaux de bord, etc.).

Missions principales

Missions administratives et comptables

Contribuer au processus d'élaboration et d'adoption des délibérations du Conseil Départemental, de la Commission Permanente (orthographe, mise en forme, respect des éléments financiers, saisie des actes sous le logiciel métier...)

Participer à la production des éléments des commissions thématiques, des « fiches d'arbitrage » et des différents types de courriers

Veiller au respect des échéances et des procédures

Conseiller, assister sur les productions administratives et financières de l'ensemble des services de la direction (forme et contenu)

Editer des bons de commande

Traiter comptablement les demandes de versement de subventions

Secrétariat

Rédiger des courriers, notes et comptes rendus

Suivre les demandes de notes

Réceptionner et vérifier le courrier de la Direction (dont sa Gestion Electronique) départ / arrivée, ainsi que les navettes des parapheurs de la direction

Organiser et suivre le planning des congés de la Direction

Classer et archiver les dossiers

Assurer l'accueil téléphonique (réception des appels, prise de message, orientation des appels vers les différents services, primo-renseignements, etc.)

Gérer les stocks : fournitures de bureau, papier et cartouches photocopieur etc.

Assurer ponctuellement, et en cas de nécessité, les missions des collègues de l'unité ressources lors de pics d'activité ou de suppléance pour absence

Contribuer aux actions supports de l'institution (communication, rapports d'activités, tableaux de bord)

Profil recherché :

Compétences et connaissances :

Connaissance du fonctionnement des collectivités

Aisance dans l'utilisation de l'ensemble des logiciels métiers

Connaissance des outils bureautiques (Excel, Word)

Connaissances des règles budgétaires et comptables

Connaissances des règles des marchés publics

Aptitudes :

Qualités rédactionnelles

Polyvalence et réactivité

Capacité d'adaptation et d'organisation

Sens du travail en équipe et en autonomie,

Rigueur, méthode et sens de l'organisation.

Poste ouvert aux agents titulaires de catégorie C.