Assistant administratif - F / H

Mission

s annexes :

Préparer des évènements et examens récurrents en rapport direct entre le cabinet du doyen et les professeurs (habilitation pédagogique, révisions des effectifs, assemblée générale)

Gestion des CVEC : convocation, participation aux réunions préparatoires, élaboration des dossiers du Doyen

Participer aux examens et événementiels de l'UFR (élections, assemblée générale...) en fonction des besoins

Préparer les dossiers RDV du doyen

Gérer en l'absence de l'assistante de la Direction Administrative, les dossiers et courriers : réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité

Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité de la cheffe de cabinet

Profil

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances :

Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques, et plus particulièrement des EPSCP

Connaissance de l'organisation générale, des règles administratives d'AMU et de ses composantes

Très bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Très bonne connaissance des techniques de communication

Savoir-faire :

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Savoir rendre compte

Accueillir les usagers et personnels, communiquer en faisant preuve de pédagogie

Analyse des conventions et documents juridiques

Mettre en application des procédures et des règles

Travailler en équipe

Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (pack office, sifac web, messagerie)

Savoir-être :

Sens de l'organisation, savoir planifier et hiérarchiser les priorités

Capacité d'adaptation

Rigueur professionnelle exigée

Discrétion professionnelle et Confidentialité exigées

Sens relationnel

Bonne maîtrise de soi et capacité à gérer son stress

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

L'UFR des Sciences médicales et Paramédicales représente près de 18 étudiants, offre environ formations universitaires. Elle est structurée autour de cinq Ecoles : Médecine, Médecine dentaire, Maïeutique, Sciences de la Réadaptation, Sciences Infirmières, et d'un département des masters et de 28 UMR.

Sous l'autorité du Doyen et responsabilité de la cheffe de cabinet, le poste implique une disponibilité en fonction de l'agenda du Doyen, des astreintes pendant les congés, et des périodes de présence obligatoires (examens, élections notamment). La proximité avec la Direction Administrative implique des échanges réguliers avec la Direction Administrative et ses équipes, avec le service logistique en charge de la gestion opérationnelle des événementiels et le service de la communication.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé  :

• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable