ASSISTANTE DE DIRECTION – CDI – IME

Activités principales

Sous la responsabilité de la Directrice d’établissement vous assurerez ;

Accueil et gestion des communications : Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, ainsi que la diffusion d’informations auprès des professionnels de l’établissement.

Secrétariat et gestion administrative : Assurer le secrétariat de la direction, la planification des tâches administratives, la rédaction des comptes rendus de réunions et des notes de service, la mise en place d’outils de gestion et la coordination de l’agenda de la directrice.

Suivi administratif et gestion des dossiers : Gérer les aspects administratifs liés au personnel, aux Résidants et à leurs familles, ainsi que la mise à jour des registres de sécurité et la gestion des documents fournisseurs. Assurer le reporting régulier des présences et absences sur l’établissement et auprès des organismes de référence (CPAM), assurer la facturation sur certaines prestations (amendement Creton) auprès des familles en relation avec le service comptabilité.

Gestion des commandes et conventions : Suivre les commandes, gérer les bons de commande et rédiger les conventions avec les prestataires extérieurs.

Démarche qualité et enquêtes : Participer à la démarche qualité de l’établissement et gérer les enquêtes institutionnelles.

Gestion des offres d’emploi : Diffuser et suivre les offres d’emploi, assurer le suivi des candidatures et organiser les entretiens. Suivi des remplacements de personnel et assurer l’interface auprès des cabinets d’interim.

Gestion de la caisse : Tenir la caisse de l’établissement, effectuer les encaissements et assurer le suivi des transactions financières courantes.

Vous aimez être le lien essentiel entre la direction et les équipes ? Rejoignez-nous, on vous attend !

Profil recherché :

Titulaire d’un BAC minimum en Ressources Humaines, Gestion ou domaine similaire

Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion (CEGI, IMAGO…)

Compétences requises :

• Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Le respect et la bienveillance font parties de vos valeurs
• Rigueur, organisation et discrétion

Conditions particulières :