Direction • saint denis 974
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En savoir + : https://www.univ-spn.fr/qui-sommes-nous/
L’université Sorbonne Paris Nord en vidéo :
https://www.youtube.com/watch?v=OSOXsJ0gw8s
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR des Sciences Economiques et de Gestion (SEG)
Composition du service (effectifs) : 20
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directeur administratif (DA) de l’UFR SEG
Description du poste : missions et activités
Appui à la direction de l’UFR
Gérer l’agenda de la direction et assister l’équipe de direction (directeur ou administrateur provisoire et directeur administratif) dans l’exercice de leurs responsabilités
Préparation et soutien de leurs différentes activités
Rédaction de courriers
Participation et établissement des comptes rendus du conseil d’UFR
Gestion du conseil d’UFR
Renseigner tableaux de bords et enquêtes (insertion professionnelle, devenir des diplômés…)
Classer et archiver les documents et informations
Accueillir et informer les personnels et les usagers de l’UFR
Activités associées
Référent des élections au sein de l’UFR
Suivi des communications avec les services centraux (demandes de dérogation, PV de fraude, …)
Participation à l’organisation et la logistique des salons de l’étudiant, colloques, conférences, JPO, forum des métiers, etc…
Assister le secrétariat du pôle licence en cas de nécessité
Mise en place et gestion des cordées de la réussite
Référent RH de l’UFR
Référent RH BIATSS de l’UFR
Soutien RH ENS/VAC auprès de la DA Adjointe de l’UFR
Organisation et gestion des comités de recrutement (en collaboration avec le chargé de budget)
Accueil et suivi des enseignants invités
Accueil des enseignants titulaires et vacataires (carte professionnelle, …)
L’agent peut être amené à réaliser des missions supplémentaires en fonction de l’activité du service.
Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Word, Excel, Google agenda, HyperPlanning, Sépia,
Safran, i-parapheur, et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé
Connaissances / Savoir
Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur
Organisation et fonctionnement de l’établissement
Savoir faire
Savoir organiser son espace de travail (physique et numérique)
Facilité rédactionnelle
Savoir rendre compte par écrit à son supérieur hiérarchique
Savoir être
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Être disponible lors des pics d’activités et être réactif
Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées
