Assistant·e administratif·ve et commercial·e

Atoll 75 et Travail & Vie sont deux associations parisiennes travaillant ensemble auprès de personnes à la rue et visant à leur insertion professionnelle.

Atoll 75 base son action sur le travail de rue et gère plusieurs petites structures d’hébergement dans les 11e, 19e et 20e arrondissements.

Travail & Vie gère une EI (Entreprise d’Insertion) dans le bâtiment et deux ACI (Atelier Chantier d’Insertion), une blanchisserie et une ferme urbaine (10e, 19e arrondissements).

Atoll 75 recrute un·e assistant·e administratif·ive et commercial·e pour :

• Assurer la gestion administrative des différentes entités
• Garantir la coordination entre les équipes et la transmission d’information
• Fournir un appui opérationnel aux équipes pour le développement des activités

Ce poste transversal et polyvalent a pour objectif de soutenir la directrice et les équipes pour la gestion, l’organisation et le développement des différentes activités de l’association, en accord avec le projet d’établissement.

Activités principales

Accueil et coordination :

• Accueil téléphonique, accueil des visiteurs et des salarié·e·s au siège de l’association
• Gestion du courrier, des boîtes mail
• Participation aux réunions d’équipe
• Transmission des informations et des messages aux équipes

Gestion administrative :

• Classement et suivi des documents administratifs (numériques et papiers), archivage
• Création d’outils et mise à jour pour la gestion administrative (tableaux de suivi, )
• Suivi des prestataires (entretien, téléphonie, petits travaux )
• Coordination et suivi des achats de fournitures et petits matériels en lien avec les équipes
• Aide à la rédaction des demandes de subvention et recherche de financements

Gestion des ressources humaines :

• Entrée / sortie des salariés : DPAE, contrats, dossiers administratifs, médecine du travail (déclaration, suivi), tickets restaurants, etc.
• Suivi des variables de paie et transmission à la comptabilité
• Plannings : affichage, transmission aux équipes, suivi
• Prévention et sécurité au travail : appui aux équipes, mise à jour du DUERP, réalisation de supports pédagogiques

Gestion commerciale :

• Relation et suivi clientèle : gestion base données, prise de rendez-vous, rédaction de devis, envoi et recouvrement des factures (chantiers d’insertion)
• Soutien au développement : site internet, réseaux sociaux, campagnes de communication

Participation aux activités :

• Participation / Contribution à des projets spécifiques (ex. bric à brac, réemploi )
• Soutien opérationnel et remplacements ponctuels des encadrants techniques

Connaissances et savoir-faire / être :

• Sens aigu du travail d’équipe
• Sens du service et du contact, qualités d’écoute
• Excellente organisation et respect des délais
• Maîtrise des outils bureautiques (messagerie, traitement de texte, tableur)
• Qualités rédactionnelles, capacités de synthèse et de rendu-compte
• Autonomie, prise d’initiatives et sens des responsabilités
• Capacité à répondre aux urgences

Conditions d’emploi :

• Poste en CDI , basé à Paris , déplacements réguliers sur les différents sites (10e, 11e, 19e, 20e).
• Début du contrat : janvier 2023.
• Rémunération selon la Convention collective (accords CHRS NEXEM, Groupe 5, secrétaire de direction), prise en compte de la qualification et de l’ancienneté.
• Positionnement au sein de la structure : le poste est directement rattaché à la direction et en lien avec l’ensemble du personnel des différents sites.

Expérience de 2 ans minimum sur un poste équivalent.

PERMIS B

Si ce poste vous intéresse, envoyez votre lettre de motivation et votre CV à