SECRETAIRE ASSISTANT-TE

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Rédacteur

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi Pour répondre aux politiques publiques impulsées par les exécutifs municipal et eurométropolitain, la Direction Générale adjointe " Transformation démocratique, Europe, territoires et prévention " a pour objectif la mise en synergie des politiques de développement local, de proximité et de rayonnement européen et international.

Elle développe et anime les espaces de dialogue et la mise en place d'un cadre de coopération renouvelé avec les citoyens-nes, habitants-es et les différentes échelles territoriales.

Missions / conditions d'exercice Assurer les activités d'accueil, de secrétariat et d'assistance auprès du chef du service et des cadres.

DÉTAIL DES ACTIVITÉS

Activités principales :

Assurer des travaux de secrétariat (accueil physique et téléphonique, réalisation et mise en forme de documents à l'aide d'outils bureautiques, gestion et rédaction de courriers...).

Organiser les réunions et préparer les dossiers au niveau du service.

Organiser les réunions transversales interservices (transition écologie notamment).

Organiser et planifier les agendas des cadres du service.

Suivre les projets et activités du service (tenue de tableaux de bord, suivi de dossiers spécifiques, des subventions circuit des parapheurs...).

Traiter les demandes d'ouvertures tardives et les ventes au déballage.

Classer et archiver les dossiers du service.

Travailler en collaboration avec les autres assistants·es de la direction.

Activités secondaires :

Remplacer l'assistant·e du directeur·rice en cas d'absence.

Conditions d'exercice :

Localisation : 28 avenue du Rhin, 67000 Strasbourg Profils recherchés BAC ou BTS secrétariat.

Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Sibelius, Airdélibs...).

Maîtrise du fonctionnement des services de la collectivité.

Maîtrise dans l'organisation et la planification des réunions.

Capacités rédactionnelles.

Capacité à prioriser les activités et à s'organiser.

Discrétion et confidentialité.

Autonomie.

Sens relationnel.

Polyvalence.