agent d'accueil polyvalent

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi Agent d’accueil polyvalent (à temps complet)

Sous l’autorité du Maire et encadré par la Directrice Générale des Services, l’agent sera en charge des missions suivantes : Accueil physique et téléphonique, affaires générales, instruction des dossiers de CNI et passeports, CCAS, Affaires sociales.

Missions / conditions d'exercice Agent d’accueil polyvalent (à temps complet)

Sous l’autorité du Maire et encadré par la Directrice Générale des Services, l’agent sera en charge des missions suivantes : Accueil physique et téléphonique, affaires générales, instruction des dossiers de CNI et passeports, CCAS, Affaires sociales.

Missions principales :

Accueil du public : accueil physique et téléphonique (réception des appels et du public, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents interlocuteurs, primo renseignements).

Recueil des titres sécurisés : suivi et instruction des demandes de cartes d’identité et passeports (service en cours de mise en place)

Affaires générales : recevoir et instruire les demandes de titres de séjour et d’attestation d’accueil pour les étrangers, les déclarations de chiens dangereux, .

Recensement citoyen : lister les jeunes, convocations, inscriptions et éditions des listes.

CCAS, Affaires sociales : coordination et gestion du CCAS : suivi des dossiers d’aide sociale, logements sociaux, banque alimentaire, gestion du service transport solidaire, préparation des manifestations évènementielles ou les actions pour les ainés : repas annuel, semaine bleue, un Temps partagé, ;

gestion administrative et budgétaire du CCAS : préparation et suivi des réunions, préparation du budget, comptabilité du service.

Services périscolaires : suivi et coordination administrative des différents services périscolaires en collaboration avec la coordinatrice des temps périscolaires : restauration scolaire et accueil périscolaire (gestion et suivi du Portail Familles, suivi et contrôle journalier des présences, facturation, aide à la préparation des supports de communication), suivi des déclarations CAF avec la coordinatrice.

Relations avec les associations et population : planning des réservations et locations de salles : gérer les réservations de salles par les associations et les locations privées (dossier de réservation, état des lieux), suivi du matériel réservé en lien avec le responsable du service technique, calendrier des fêtes et planning d’occupations des salles en lien avec l’adjoint aux associations, suivi du planning des permanences ( CDAD, conciliateur, assistante sociale, mission locale,.

planning mensuel des salles.

Missions secondaires :

Diverses tâches de secrétariat : Suivi du panneau d’affichage extérieur. Gestion du départ du courrier, mise en forme de courriers divers, aide au secrétariat général : convocations du Conseil Municipal, transmissions des actes au contrôle de l’égalité, courriers divers, convocations aux commissions municipales.

Assurer le secrétariat du Conseil municipal d’Enfants : préparer les élections, convocations aux réunions, comptes-rendus, mettre à jour le registre.

Assurer l’accueil du public un samedi par mois. Profils recherchés Profil demandé :

SAVOIR :

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

Connaissance de la réglementation en matière d'état-civil, sociale

Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat dans l'environnement des collectivités territoriales

Maitrise des outils bureautiques (WORD, EXCEL, logiciels métiers)

Expérience dans un poste similaire

Maîtrise de l’expression écrite et orale.

SAVOIR-ETRE :

Sens du travail en équipe.

Rigueur, organisation et méthode

Discrétion professionnelle

Savoir rendre compte

Respect de la hiérarchie

Qualités relationnelles et d’écoute

Autonomie, polyvalence, sens des responsabilités, capacité d'initiative

Capacité de gérer des dossiers très variés

Avoir le sens de l'organisation et du service public

Capacité d'adaptation aux différents interlocuteurs