Assistant(e) de Direction - CDD 12 mois (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. B

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()

Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 18 mois consécutifs.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi La Direction des Bâtiments Régionaux est une direction opérationnelle, qui a en charge l’ensemble des questions liées au patrimoine bâti et non bâti dont la Région est propriétaire, ainsi que la gestion du patrimoine dont elle est locataire.

Ainsi, elle a en charge, entre autres :

L’élaboration du Plan Pluriannuel d’Investissement (PPI) pour l’ensemble du parc immobilier régional.

La mise en œuvre, en tant que Maître d’Ouvrage, de l’ensemble des travaux d’urgence, de grosse maintenance, de mise en sécurité, de restructuration et de construction des bâtiments régionaux (dont certains au travers du PPI régional).

L’entretien, la petite maintenance et la maintenance intermédiaire du patrimoine régional.

La gestion du patrimoine non bâti mais aussi la gestion des contrats de locations, des baux et conventions.

La gestion des rétrocessions du patrimoine lycées des Communes à la Région et des conventions diverses.

Le patrimoine régional comprend 159 lycées pour environ 2 500 000 m² bâtis, ainsi qu’un parc immobilier comprenant entre autres, 2 abbayes, la Maison des Quatrans, le Manoir Mesnil aux Grains, l’Institut de Pathologie du Cheval, la caserne Jeanne d’Arc, la chapelle du lycée Corneille, le Pôle Régional des savoirs, un centre de données régional, une plateforme logistique pour plus de 110 000 m².

La structuration actuelle de la fonction de gestion des bâtiments au sein de la Région vise à accroître la maîtrise du patrimoine immobilier dont elle est propriétaire.

Cette orientation a notamment permis, la reprise en maîtrise d’ouvrage directe des opérations immobilières précédemment confiées à des mandataires.

Missions / conditions d'exercice Missions principales :

Au sein de la direction, l'assistant (e) de direction :

Apporte une aide permanente au directeur et directeurs adjoints en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, de diffusion de l'information dans les services, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Intègre les priorités de la direction et des services dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.

Assure la production de contenus sur les pages Direction des Bâtiments Régionaux de Viking, en lien avec les chefs de services et agents dédiés aux opérations.

Assure le support et les relais opérationnels des équipes travaux sur la partie assurantielle.

Activités attendues :

Gestion des priorités de l'agenda du directeur et directeurs adjoints.

Organise, planifie les rendez-vous, réunions et autres activités professionnelles.

Assure le suivi des actes administratifs récurrents à la direction.

Rédige les courriers administratifs, compte-rendus de réunions, notes, rapports, etc...

Utilise l'outil Elise, Outlook, Airsdélib, logiciels internes à la collectivité.

Réceptionne le courrier, tri et diffuse.

Assure la relecture et l'organisation de la signature des parapheurs, le suivi du circuit de validation de signature des parapheurs.

Assure l'accueil physique et téléphonique.

Gère le classement et l'archivage des dossiers dont elle / il a la charge.

Assure la gestion des cartes transport et des commandes de fournitures.

Gère l'utilisation des véhicules affectés à la direction (réservations, remontées des dysfonctionnements au protocole pour réparation) Profils recherchés Organise l'agenda et prend des rendez-vous en fonction des priorités du directeur.

Organise les déplacements du responsable avec les chefs de service et / ou membres des équipes.

Rappelle les informations importantes et transmet les messages.

Organise le classement et l'archivage des dossiers.

Rédige courriers, compte-rendus, notes d'informations internes à la direction.

Intègre les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités, respect des délais de transmission des documents.

Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

Assure la Coordination et la circulation des informations vers les services de la direction.

Prépare des dossiers.

Gère les réservations de salles, de véhicules.

Maîtrise les nouvelles technologies de l'information (Doodle..)

Conditions générales

Savoir-faire relationnel :

Qualités relationnelles et goût du travail en équipe.

Autonomie, anticipation et adaptabilité.

Rigueur.

Diplomatie.

Réserve.

Discrétion, confidentialité.

Bonne présentation.

Relations fonctionnelles :

Primauté du contact direct et communication permanente avec l'ensemble des interlocuteurs internes de la direction.

Relations avec les autres directions, services de la collectivité (Directions des Lycées de Normandie) et le Cabinet.