Assistant(e) de direction - Urbanisme et Aménagement

Détails de l'offre

Famille de métiers Urbanisme, aménagement et action foncière >

Droit des sols et information géographique Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Rédacteur principal de 2ème classe

Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi Sous la supervision du Directeur de l'urbanisme et de l'aménagement vous aurez à assurer les missions suivantes :

• Organiser le planning de travail
• Prendre les rendez-vous, tenir à jour l'agenda du directeur
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs du directeur
• Organiser les réunions :
• Planification, ordre du jour, compte-rendu, suivi.
• Gérer le courrier de la Direction (arrivée et départ) :
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes, compte-rendu ; suivi et classement des courriers ; archivage
• Gérer les dossiers et activités de la Direction :
• Coordonner et piloter toutes les autorisations d'urbanisme (ADS) en lien avec l'instructeur et l'agent d'accueil en charge de l'enregistrement des dossiers.
• Relever, diffuser et rappeler les informations importantes
• Suivre les échéances des projets, actions, tableaux de bord...
• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques
• Etablir et mettre à jour des tableaux de bords
• Contribuer au rapport d'activité
• Contribuer à garantir la transversalité des missions en interne et en externe
• Travailler en coordination avec les autres assistantes de direction
• Animer des réunions si nécessaires
• Suppléer l'agent d'accueil en cas d'absence
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de la direction notamment pour les dossiers d'autorisation d'urbanisme
• Suppléer l'agent d'accueil en cas d'absence
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de la direction notamment pour les dossiers d'autorisation d'urbanisme
• Activités spécifiques :
• Organiser les déplacements du directeur et de son adjoint
• Participer aux réunions de la Direction
• Suivre l'établissement des ordres de Missions
• Assurer le suivi des congés des cadres Missions / conditions d'exercice Actuellement, la direction de l'Urbanisme et de l'Aménagement se compose de 3 activités principales :
• Les instructions des autorisations du droit du sol (ADS) et accueil du public
• Le suivi des projets urbains de la ville
• La gestion foncière de la ville

Instruction des autorisations du droit du sol et accueil du public

De compétences communales, les instructions des autorisations du droit du sol sont gérées par la direction de l'urbanisme et de l'aménagement.

Nécessitant un contact direct et régulier avec le public et les administrés (trappistes), cette activité est assurée par l'agent d'accueil, l'instructeur et l'assistante de direction en tant que pilote et coordinatrice.

Suivi des projets urbains

La ville de Trappes est engagée dans des projets urbains qui vont structurer et transformer de manière significative le territoire dans la décennie à venir, l'aménagement urbain étant un enjeu majeur pour la ville.

Parmi les projets structurants de la ville, citons le projet NPNRU (décomposé en deux secteurs), l'aménagement du pôle gare, l'enfouissement de la RN10 (en lien avec l'Etat), l'aménagement de plateaux urbains et de ses rives au-dessus de la RN10 et la ZAC aérostat.

En parallèle de ces grands projets, la ville dispose de réserves foncières sur lesquelles la collectivité mène des réflexions.

La ville étant fortement engagée dans la transition écologique, l'ensemble de ces projets et friches sont des opportunités pour s'engager dans l'action climatique.

Gestion foncière de la ville

Propriétaires et gestionnaires de biens immobiliers, la ville réalise de nombreuses transactions foncières afin d'en améliorer sa gestion, en cohérence avec les politiques foncières décidées par les élus.

La direction de l'urbanisme et de l'aménagement recherche une assistant(e) de direction dans le cadre d'un remplacement due à une mobilité interne.

Directement rattaché(e) au directeur de l'Urbanisme et de l'Aménagement, vous assurez une assistance auprès du directeur et des cadres qui lui sont rattachés dans l'exercice et l'organisation de ses missions.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Sous la supervision du Directeur de l'urbanisme et de l'aménagement vous aurez à assurer les missions suivantes :

Organiser le planning de travail

• Prendre les rendez-vous, tenir à jour l'agenda du directeur
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs du directeur

Organiser les réunions :

Planification, ordre du jour, compte-rendu, suivi

Gérer le courrier de la Direction (arrivée et départ) :

Rédaction et mise en forme de courriers, notes, compte-rendu ; suivi et classement des courriers ; archivage

Gérer les dossiers et activités de la Direction :

• Coordonner et piloter toutes les autorisations d'urbanisme (ADS) en lien avec l'instructeur et l'agent d'accueil en charge de l'enregistrement des dossiers.
• Relever, diffuser et rappeler les informations importantes
• Suivre les échéances des projets, actions, tableaux de bord...
• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques
• Établir et mettre à jour des tableaux de bords
• Contribuer au rapport d'activité

Contribuer à garantir la transversalité des missions en interne et en externe

• Travailler en coordination avec les autres assistantes de direction
• Animer des réunions si nécessaires

Suppléer l'agent d'accueil en cas d'absence

Assurer l'accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de la direction notamment pour les dossiers d'autorisation d'urbanisme

Suppléer l'agent d'accueil en cas d'absence

Assurer l'accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de la direction notamment pour les dossiers d'autorisation d'urbanisme

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES :

• Organiser les déplacements du directeur et de son adjoint
• Participer aux réunions de la Direction
• Suivre l'établissement des ordres de Missions
• Assurer le suivi des congés des cadres Profils recherchés Diplômes, Formation et expériences souhaitées :
• Niveau BAC+2
• Expérience réussie dans un poste similaire en tant qu'assistant(e) de direction si possible en urbanisme / aménagement / projets / immobilier / patrimoine
• Des connaissances en urbanisme et en autorisation d'urbanisme est souhaitée

Savoir-faire :

• Très bonne gestion de son temps et organisation de son travail
• Proactivité et prise d'initiatives
• Excellent relationnel aussi bien avec des interlocuteurs internes qu'externes
• Fortes qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable
• Pilotage et coordination
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word et Excel) et des outils de communication (Intranet, scanner, visio Teams...)
• Connaître idéalement les compétences des collectivités territoriales, le fonctionnement de la collectivité et l'organisation des services du Département

Savoir être :

• Respect des obligations de confidentialité et de discrétion
• Grande rigueur
• Conscience professionnelle
• Adaptabilité et réactivité
• Sens du travail en équipe
• Sens de l'intérêt général

Caractéristiques du poste :

• Poste situés sur le site de la mairie
• Rémunération selon le profil du candidat et le diplôme détenu
• Carte Navigo prise en charge à hauteur de 75%
• RTT, CET
• Restaurant collectif (situé au siège)
• Participation employeur complémentaire santé et prévoyance
• Prestations sociales (CLASC)

Pour candidater

Poste réservé à un fonctionnaire titulaire ou à défaut un contractuel de droit public (contrat d ' 1 an renouvelable). Vous bénéficierez d ' un régime indemnitaire, d ' une prime annuelle, d ' une restauration municipale et l ' accès à des prestations sociales.