SECRETAIRE MEDICAL(E) COORDINATION CENTRES HLA - H/F

Le poste

Contenu du poste :

Le secteur HLA appartient au laboratoire d’Immunologie et Immunogénétique du CHU de Bordeaux.

Il est en charge de :

• L’histocompatibilité en transplantation d’organes (rein, cœur, foie, poumon),
• L’histocompatibilité en greffe de moelle osseuse.

Autour de ces greffes, s’organisent 3 centres :

• Centre HLA Receveurs (greffe de moelle osseuse) ;
• Centre HLA Donneurs (greffe de moelle osseuse) ;
• Centre HLA Organes (greffe d’organes).

Le trinôme d’AMA est polyvalent et polycompétent sur l’ensemble des activités de ces 3 centres.

Ce poste implique une coordination précise et une gestion administrative rigoureuse dans le domaine complexe de la transplantation et des greffes.

Activités principales sous la supervision de l’équipe médicale :

Missions Centre Receveurs :

Coordonner l’activité de recherche de donneur apparenté, non apparenté ou d’unité sang placentaire (USP).

• Gestion et suivi des dossiers d’allogreffes avec des donneurs apparentés ou non apparentés ou des USP ;
• Inscription du patient sur le Registre FGM, recherche de donneurs non apparentés ou d’USP compatibles et recrutement des meilleurs donneurs / USP ;
• Réception des échantillons sanguins nationaux et internationaux transmis par voie postale et dispatching ;
• Préparation, participation et restitution des réunions clinico-biologiques (Comités de greffes).

Missions Centre Donneurs :

Coordonner l’activité du centre DVMO depuis leur pré-inscription sur le registre jusqu’à leur recrutement en vue d’un don de moelle.

• Accueil et renseignement des usagers sur le don de moelle ;
• Inscription des nouveaux donneurs sur le registre national ;
• Réception des échantillons sanguins nationaux transmis par voie postale ;
• Organisation des activations et des recrutements des donneurs de moelle osseuse d’ex-Aquitaine ;
• Préparation et envoi les dossiers d’inscriptions ;
• Participation au suivi post-don ;
• Organisation et participation aux journées de promotion du don de moelle osseuse.

Missions Centre Organes :

Gestion administrative, coordination des communications, organisation des rendez-vous médicaux, garantie de confidentialité, collaboration interdisciplinaire.

• Suivi du circuit des patients en attente de transplantation d’organes (rein, cœur, poumon, foie) ;
• Gestion des inscriptions et réinscriptions sur liste d’attente des greffes d’organes ;
• Mise à jour des données individuelles d’immunisation (typage et anticorps anti-HLA) des patients en attente de greffe sur le logiciel CRISTAL de l’Agence de la Biomédecine ;
• Numérisation et archivage des examens et des dossiers des greffés ;
• Organiser les transferts de liste entre centres greffeurs ;
• Elaboration annuelle des plannings de prélèvements des patients dialysés en Aquitaine ;
• Saisie des résultats de compatibilité avant greffe Donneur / Receveur sur CRISTAL ;
• Préparation, participation et saisie du compte rendu des RCP Néphrologie adultes (le mardi une semaine sur deux).

Missions communes :

• Gestion des non-conformités de consentement ;
• Gestion des non-conformités pré analytiques ;
• Gestion des mails ;
• Accueil téléphonique ;
• Numérisation, archivage ;
• Rédaction des comptes rendus de réunions de service.

Participation à la démarche qualité :

• Appliquer les protocoles et les procédures en vigueur pour garantir la qualité des soins ;
• Participer aux audits internes et externes et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires ;
• Contribuer à l'amélioration continue des pratiques professionnelles et des processus de travail ;
• Participer à l’élaboration de dossiers pour le maintien des accréditations du laboratoire.

Compétences transversales :

• Capacité à travailler sous pression et à gérer les situations d'urgence ;
• Capacité à prendre des initiatives et à prendre des décisions autonomes lorsque nécessaire ;
• Respect des règles de confidentialité et protection des données personnelles ;

Adaptabilité aux changements organisationnels et aux évolutions technologiques.

Formation et développement professionnel :

• Participation aux formations internes et externes pour actualiser ses connaissances et développer ses compétences ;
• Encadrement et formation des nouveaux arrivants pour assurer une intégration réussie dans l'équipe ;

Suivi des évolutions réglementaires et des recommandations professionnelles dans le domaine de la transplantation et des greffes.

Contact : Chloé ZEMELKA Coordinatrice des Secrétariats Médicaux :

Profil recherché

• Vous avez une excellente capacité d'adaptation aux procédures / protocoles / modes opératoires / consignes ;
• Vous faites preuve de rigueur, d'organisation et êtes en capacité de gérer plusieurs tâches simultanément (identifier, analyser, prioriser et synthétiser) ;
• Vous maîtrisez le classement des données, des informations, des documents de diverses natures ;
• Votre avez un bon niveau d'orthographe ;
• Vous appréciez utiliser les outils bureautiques ;
• Vous avez un excellent relationnel pour communiquer efficacement auprès de tous les acteurs du processus de greffe et pour travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau.

Compétences recherchées

• Bonne capacité d'adaptation
• Professionnalisme
• Organisé
• Excellent relationnel
• Outils bureautiques
• Rigueur
• Polycompétence
• Esprit d'équipe

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.