Gestionnaire formation

Détails de l'offre

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Ressources humaines, statut et rémunération Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi En appui auprès de la responsable du service formation, stages et apprentissage, votre mission principale sera d’assurer la gestion administrative des dossiers de formation des agents de la collectivité conformément au plan de formation et à la réglementation en vigueur.

Missions / conditions d'exercice Gestion administrative de la formation :

• Participer à l’élaboration du plan de formation : recueil des demandes, traitement, suivi,
• Enregistrer et effectuer le traitement et le suivi des demandes de formation dans l’outil SIRH,
• Inscrire en formation d’intégration les agents concernés et s’assurer de leur suivi,
• Rédiger les courriers divers,
• Instruire et suivre les dossiers de concours / examens, avis d’ouverture / élaboration des états de service,
• Etablir et suivre les ordres de mission et états de frais,
• Participer à l’animation du réseau de formateurs internes notamment dans ses aspects logistiques,
• Trier, classer et archiver des documents,
• Travailler en lien avec les différents interlocuteurs des organismes de formation et participer à la recherche de formations auprès du CNFPT et des prestataires extérieurs,
• Participer à différentes réunions : négociation du plan de formation, Copil avec le CNFPT,
• Participer aux dialogues Ressources Humaines.

Préparer et effectuer le suivi des formations organisées en Intra :

• Assurer l’ensemble des tâches administratives liées à l’organisation des sessions Intra,
• Rédiger en lien avec les responsables de service, le cahier des charges (attendus de la formation, objectifs, etc..),
• Gérer la logistique de la formation en Intra : réservation des salles, mise à disposition du matériel, gestion des inscriptions sur la plateforme du CNFPT), convocations, suivi administratif avec les organismes, feuille d’émargement, suivi des absences, attestations de présence, etc.,
• Réaliser en toute autonomie, les ouvertures et les clôtures (évaluations) des formations en Intra,
• Recueillir et formaliser les évaluations.

Accompagnement à l’évolution professionnelle des agents :

• Conduire les entretiens individualisés auprès d’agents pour certaines demandes de formation,
• Informer les agents nommés stagiaires de leurs parcours obligatoires de formation,
• Renseigner et inscrire les agents aux concours, examens professionnels et préparations aux concours,
• Accompagner les agents dans leur formation d’intégration à distance (aide informatique).

Gestion budgétaire :

• Emettre les bons de commande et effectuer le suivi de la ligne budgétaire et le rapprochement des factures,
• Gérer les remboursements de frais annexes liés aux formations (transport, repas, hébergement), vérifier la conformité des éléments (pièces justificatives).

Communication et information relatives à la formation :

• Organiser et animer les réunions d’information collectives auprès des agents, relatives aux différents types de formation existants,
• Action sur la communication interne (affichage, renseigner),
• Diffuser sur l’Intranet et autres, les formations organisées par la ville (Intra, Union, interne), avis de concours, d’examens professionnels et préparations aux concours,
• Accueillir les agents dans leur démarche de formation (physique et téléphonique),
• veille juridique.

Activités occasionnelles :

• Polyvalence au sein du service en période creuse : réceptionner les demandes de stage et renseigner les stagiaires sur la procédure à suivre,
• Participer au lancement de la campagne des entretiens annuels professionnels, apporter un appui à l’organisation des missions.

Vie du service :

• Assurer une continuité de service en l’absence de la responsable,
• Participer activement aux projets du service,
• Proposer des nouveaux outils et faire évoluer les procédures. Profils recherchés Bac à Bac +
• Bonne connaissance du statut FPT
• Connaissance de la réglementation relative à la formation et aux concours de la fonction publique territoriale
• Connaissance de l’organisation territoriale
• Être autonome, organisé.e,
• Respect de la confidentialité
• aisance rédactionnelle
• Compréhension des décrets
• Savoir écouter, communiquer, comprendre et orienter
• Aimer travailler en équipe
• Bonne maîtrise des outils informatiques et les logiciels métiers : Open Office, Excel ; connaissances appréciées : SIRH CIVIL finances / RH, Zimbra
• Dynamique, facilité d’adaptation
• Savoir gérer les priorités en prenant en compte les échéances et les contraintes
• Savoir se rendre disponible auprès d’un public varié
• Avoir le sens du service public
Il y a plus de 30 jours