Assistant·e de gestion administrative Apprentissages, entretiens annuels et contrats ALSH-Périscolaire

Détails de l'offre

Famille de métiers Gestion des ressources humaines >

Ressources humaines, statut et rémunération Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Adjoint administratif

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()

Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Au sein de l'unité " Développement des compétences et Emploi ", l'assistant·e de gestion administrative assure le traitement, la formalisation et la gestion des entretiens professionnels annuels ;

contribue à la campagne de recrutement des apprenti·es de la Ville et du CCAS ; gère la saisie et les contrats des contrats ALSH et périscolaires.

Missions / conditions d'exercice Mission 1 : GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS ANNUELS

• Organiser avec la gestionnaire formation le process des entretiens annuels de la collectivité en fixant un calendrier à respecter ;
• Participer à l'élaboration du document relatif aux entretiens annuels avec la ville de Lille ;
• Gérer la diffusion de l'entretien annuel auprès des directions et des services ;
• Suivre les retours des entretiens annuels, relancer les services si nécessaires ;
• Suivre toutes les demandes de formation en collaboration avec la gestionnaire formation ;
• Etablir un bilan chiffré des retours et des actions à envisager en formation individuelle et collective ;
• Classer et numéroter les documents relatifs aux entretiens annuels dans les dossiers individuels des agents ;

Mission 2 : CONTRIBUER A LA GESTION DE LA CAMPAGNE D'APPRENTISSAGE

• Organiser le recensement des besoins des différents pôles liés à l'apprentissage pour l'année ;
• Faire valider les besoins par l'équipe de direction et l'équipe politique, notamment le maire et l'élu aux Ressources Humaines ;
• Diffuser les offres dans les établissements scolaires et organismes en adéquation avec les besoins ;
• Procéder aux entretiens de recrutement avec les services concernés ;
• Elaborer, dans la même logique que le chargé de recrutement et de mobilité interne, les outils nécessaires au recrutement (grilles d'entretien, outils d'évaluation, mise en situation professionnelle, PV de recrutement) ;
• En collaboration avec le CNFPT, assurer les demandes de financement ;
• Effectuer les démarches administratives relatives au recrutement (DPAE, casier judiciaire, etc.) ;
• Etablir les Cerfa et contrats ;
• Assurer un suivi régulier en collaboration avec le service Jeunesse des apprenti·es et des tuteurs et tutrices ;
• Etablir les attestations UNEDIC et certificats de travail en fin de contrat.

Mission 3 : CONTRATS ALSH-PERISCOLAIRE

• En lien avec le service enfance-éducation (SEE), réceptionner toutes les pièces administratives nécessaires au recrutement d'un agent ;
• Constituer le dossier individuel de l'agent et classer les documents administratifs ;
• Rédiger les contrats ;
• Assurer la saisie des contrats dans le logiciel SIRH ;
• Editer les attestations UNEDIC en fin de contrat ;
• Rédiger les attestations employeur ;
• Rédiger les certificats de travail ;
• Avec l'aide du responsable d'unité, appliquer la réglementation en matière d'agents contractuels ;
• Assurer des permanences au service Enfance Education pour notifier les contrats aux agents ;
• Archivage.

Mission 4 : AUTRES MISSIONS

• Accueil physique et téléphonique ;
• Classements des dossiers administratifs ;
• Etablissement d'attestations UNEDIC pour d'autres agents.

Poste sans encadrement

CONDITIONS DE TRAVAIL

Horaires : Du Lundi après-midi au vendredi soir

o36h30 semaine avec 8 RTT

• Permanences : oui
• Congés pris sous réserve des nécessités de services et des obligations RH
• Contraintes et risques particuliers associés au poste : Poste administratif donc principalement sédentaire en position assise
• Déplacement ponctuels
• Télétravail possible 1 journée par semaine sous conditions

Profils recherchés COMPETENCES REQUISES

Savoirs faire :

• Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Capacité d'accueil, d'écoute et de conseil
• Travailler en équipe
• Savoir gérer les priorités
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Faire preuve d'autonomie, d'adaptabilité et de polyvalence
• Respect absolu des obligations de discrétion et de confidentialité

Savoirs être :

• Être autonome
• Être polyvalent
• Être rigoureux
• Sens de l'organisation
• Sens des responsabilités. Maitrise de soi en toute circonstance
• Réactivité / sens de l'anticipation

Savoirs :

• Connaitre le fonctionnement de la fonction publique territoriale
• Utiliser l'outil informatique (internet, Excel, Word)
• Technique d'élaboration des documents (publipostage)
• Notions sur l'organisation de la scolarité des formations
• Avoir une bonne expression écrite et orale

DIPLÔMES REQUIS - EXPERIENCES REQUISES

• Maitrise de l'outil informatique indispensable notamment Word, Excel, PPT
• Connaissance de la Fonction Publique Territoriale
• Connaissance du statut de la Fonction Publique
Il y a plus de 30 jours