Alternance - Assistante de Direction & de Gestion - F/H

Description du poste

Rattaché ( e ) au Directeur de Centre Commercial, les principales missions de l’Assistant de Direction & de Gestion F / H seront les suivantes :

• La gestion immobilière.
• La gestion de l'Association, GIE ou Fonds Marketing.
• La représentativité de la direction du Centre.

La gestion immobilière :

• Prend en charge la gestion administrative par le biais des supports informatique et de comptabilité qui s'y rattachent, dans le cadre de la gestion des charges ;
• Assure la saisie des écritures, contrôle les supports et effectue les pointages des données avec les services de gestion / comptabilité du Siège Social ;
• Assure le contrôle et le pointage des opérations de ventilation des charges des copropriétaires mises en place, en collaboration avec l'ensemble des services concernés au Siège Social ;
• Prépare les ordres du jour des différentes Assemblées d'ASL, Copropriété ou AFUL et transmet les projets aux services du Siège Social pour contrôle, accord et envoi ;
• Participe à la tenue de ces Assemblées, rédige et transmet les projets de procès-verbaux aux services du Siège Social pour contrôle, accord et envoi ;
• Contrôle et communique les chiffres d'affaires et leurs commentaires au Siège Social dans les délais prescrits ;
• Prépare et transmets au Siège Social le document Vie du Centre dans les délais prescrits ;
• Déclare à l'assurance les sinistres en assurant la saisie et la transmission des données ;
• Assure la gestion des précaires , ses conventions et leur suivi budgétaire.

La gestion de l'Association, GIE ou Fonds Marketing :

• Prend en charge la gestion du budget de la structure nommée ci-dessus par le biais des supports informatique et de comptabilité qui s'y rattachent ;
• Assure la saisie des écritures, contrôle les supports et effectue les pointages des données avec le Commissaire aux Comptes local ;
• Assure les facturations des appels à cotisation et le recouvrement ; alerte le service juridique du Siège Social en cas d'anomalie ;
• Prépare les ordres du jour des différentes Assemblées Générales et Conseils d'Administration / Gestion et transmet les projets aux services du Siège Social pour contrôle, accord et envoi ;
• Convoque les membres concernés aux réunions mentionnées ci-dessus ;
• Participe à la tenue de ces Assemblées Générales et Conseils d'Administration / Gestion, rédige et transmet les projets de procès- verbaux aux services du Siège Social pour contrôle, accord et envoi.

La représentativité de la direction du Centre :

• Représente en son absence, avec le Responsable Technique et Sécurité, le Directeur du Centre responsable unique de l'établissement vis à vis de l'administration ;
• Dans ce cadre, veille pour son compte, avec le Responsable Technique et Sécurité, au respect des règles applicables à l'établissement dans le cadre de l'utilisation de l'immeuble (débordement, étalage, précaires, animation, ) et des travaux à effectuer tant sur les parties communes que privatives (boutiques).

Qualifications

Pour mener à bien ces missions, l'Assistante de Direction et de Gestion doit avoir certaines qualités personnelles et notamment les suivantes :

• Est organisée ;
• A le sens de la discrétion et du relationnel ;
• Fait preuve d'une bonne présentation ;
• Est intéressée par la polyvalence des taches ;
• Compétente en informatique (windows, word, excel, powerpoint).

Informations supplémentaires

• Travailler dans une équipe à taille humaine tout en bénéficiant des avantages du Groupe Altarea
• Possibilité d’apprendre et de vous investir auprès de professionnels du métier
• Le Groupe Altarea est reconnu TOP EMPLOYEUR 2023.
Il y a 5 jours