Secrétaire de mairie - Agent de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()

Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 18 mois consécutifs.

Temps de travail Temps non complet, 30h00 hebdomadaire Descriptif de l'emploi Activités et tâches principales du poste :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés :
• Accueillir, renseigner et orienter le public :

Délivrer des dossiers et aider à leur compréhension et rédaction (demandes d’aides agricoles, déclaration écobuage, baux, déclarations préalables, permis de construire, certificats d’urbanisme et déclaration d’intention d’aliéner ).

Contrôler les pièces, transmettre les dossiers d’urbanisme aux organismes extérieurs et gérer les arrêtés en lien avec l’urbanisme (dossiers simples ).

Rédiger des attestations diverses (certificat de domicile, autorisation des pistes forestières ).

• Participer à la tenue et à la mise à jour des registres d’Etat civil.
• Participer à l’organisation matérielle du recensement militaire.
• Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions et radiations) et mettre en place l’organisation matérielle des élections (suivre les opérations pré-électorales, électorales et post-électorales, assurer la relation avec les différents services concernés Préfecture, Tribunal et autres administrations et délivrance des cartes électorales).

Suivre les autres élections (paritaires, prud’homales ).

• Délivrer les plans du cadastre et le mettre à jour.
• Gérer la régie photocopie (le cas échéant).
• Gérer le cimetière : enregistrement des titres, enregistrement sur les registres
• Assurer la tenue du cahier de liaison / doléances.
• Assister le Maire lors des mariages.
• Aider à la gestion du secrétariat général :

Tenir les registres de courrier départ et arrivée .

• Rédiger la correspondance courante, taper le courrier et le mettre à la signature.
• Assurer le traitement des courriers départ.
• Aider à la gestion des moyens matériels :

Gérer la réservation des salles de la commune.

• Assurer la commande des matériels, produits d’entretien et de la bureautique.
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
• Participer à la mise en œuvre des politiques déclinées par l’équipe municipale :
• Taper le compte-rendu du Conseil municipal (copie des délibérations prises).
• Rédiger les arrêtés pris par le Maire.
• Envoyer les convocations au Conseil municipal
• Assurer la gestion financière et comptable :
• Réceptionner, vérifier (validité des pièces justificatives, contrôle des factures ), classer et archiver les pièces comptables.
• Préparer les mandatements et les titres de recettes, saisir les factures et les mandats.
• Assurer une veille sur les opérations comptables.
• Gérer les relations avec les fournisseurs et les agents des services :
• Recevoir et renseigner les usagers et fournisseurs,
• Recueillir des informations et en communiquer
• Préparer annuellement le budget personnel et élus .
• Participer à la gestion administrative des moyens humains :
• Assurer la paye des agents communaux.
• Renseigner le personnel sur les questions liées à la paye.
• Renseigner annuellement la DADS et effectuer les déclarations à toutes les caisses.
• Assurer les fonctions de correspondant avec la MNT, les CAS et le CASI (transmettre les demandes de remboursement, communiquer les informations et gérer la partie administrative).

Missions / conditions d'exercice Missions du poste :

• Assurer l’accueil des administrés.
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune.
• Participer à la mise en œuvre des politiques déclinées par l’équipe municipale.
• Assurer la gestion financière et comptable
• Participer à la gestion administrative des moyens humains Profils recherchés Exigences requises :
• Compétences techniques à acquérir :

Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales.

Connaître les missions des administrations et partenaires publics.

Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs : état civil, législation funéraire, élections, droit d’occupation des sols, marchés publics, gestion du domaine public, droit des assurances.

Connaître les techniques de rédaction administrative.

Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.

Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales.

Connaître la règlementation financière des collectivités locales.

Connaître la comptabilité M57.

Connaître la règlementation en matière d’archivage.

Maîtriser la rédaction administrative.

Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante (logiciel métier Berger Levrault - Cart@DS)

Compétences relationnelles :

Maîtriser les techniques de communication.

Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.

Etre organisé, rigoureux et méthodique.

Etre parient, sérieux et efficace.

Etre discret.

Être diplomate.

Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.