Assistant communication / événementiel

Détails de l'offre

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Stratégies de communication Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Rédacteur principal de 1ère classe

Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Ce poste est rattaché au pôle communication au sein du Secrétariat Général qui organise et accompagne la gestion administrative (procédures, fonctionnement, affaires juridiques, ), financière (trésorerie, contrôle de gestion, ), et des ressources humaines du GIP et assure le pilotage de la communication interne et externe du groupement.

Il suit également les évolutions du GIP, ses activités nouvelles et sa performance interne.

La personne recrutée épaule l’ensemble des équipes du groupement, et en particulier la Direction et les chefs de projets, et aura pour missions principales :

• D’accompagner les équipes dans la mise en oeuvre opérationnelle des activités d’animation des communautés numériques
• D’organiser tous les événements portés par le groupement, et de veiller à leur bon déroulement Missions / conditions d'exercice Evènementiels / Manifestations
• Identifier les exigences et les attendus de chaque événement porté par les différents services du groupement : assises, hackathon, ateliers, salons, réunions techniques, statutaires ;
• Planifier et organiser les manifestations en tenant compte des contraintes financières et de temps ;
• Assurer et coordonner l’ensemble des opérations liées à l’organisation des évènements : inscription, réservation, préparation / rangement des lieux, envoi et suivi des invitations, logistique, presse, communication, prestaires vidéos, etc..) ;
• Etablir une liste de prestataires de confiance intervenant sur les événements du groupement (lieux de réunion, traiteurs, presse, restaurant ...) ;
• Piloter et coordonner les différents intervenants sur un évènement ;
• Participer aux évènements afin de s’assurer de leur bon déroulement ;
• Évaluer le succès de l'événement, soumettre un bilan ;
• Centraliser l’ensemble des évènements afin d’enrichir le calendrier des manifestations du groupement.

Participation à la communication interne / externe du GIP

• Création de supports de communication interne et externe (infographies, flyers, plaquettes, revue de presse, newsletter...) ;
• Mise à jour de supports print existants ;
• Proposition de création de nouveaux supports ;
• Rédaction de contenus et d'actualités pour le site internet ;
• Mise en ligne de divers documents et gestion des groupes de travail sur les différents sites internet gérés par le groupement, en particulier ;
• Conception de mailings et newsletters à destination des différentes communautés ;
• Publications sur les réseaux sociaux en pertinence avec l'actualité de la structure, de ses domaines d'activité et de l'actualité régionale.

Activités annexes

• Organisation des déplacements professionnels des personnels du groupement (inscription aux manifestations, réservation de restaurants, hôtels, etc ).
• Prise de rendez-vous pour la Direction ou les Chefs de projets.
• Gestion des ressources (salle de réunions)
• Enrichissement des différentes bases de contacts avec les coordonnées des participants aux différents événements, en particulier Odoo, en vue d’optimiser les communications par mail.
• Participation à la mise en oeuvre de nouveaux projets et / ou de nouveaux processus internes.
• Concevoir, rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, notes, tableaux de bords, )
• Classer et archiver les dossiers et la documentation. Profils recherchés SAVOIRS-FAIRE :
• Maitrise des outils bureautiques, graphiques et digitaux (Excel, PowerPoint, Suite Adobe, Canva, )
• Aisance avec l’environnement informatique
• Très bonnes aptitudes rédactionnelles
• Gestion des priorités, du temps de travail
• Techniques de gestion administrative et d’organisation logistique
• Bonne connaissance du fonctionnement des réseaux sociaux

SAVOIRS-ETRE :

• Aisance relationnelle
• Autonome tout en témoignant d’un fort esprit d’équipe
• Diplomate
• Cré
• Force de proposition
• Grande capacité de souplesse et d’adaptation
• organisé.e et
• Qualité d’écoute
Il y a 28 jours