Secrétariat de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi 4ème ville de la Communauté Urbaine Le Havre Seine Métropole, Harfleur (8500 habitants), bénéficie d’un cadre de vie diversifié aux atouts contrastés : centre historique de qualité, espaces naturels préservés et large offre de services à la fois publics et privés.

Sociale et solidaire, bénéficiant d’une large présence associative, Harfleur est une commune à taille humaine dotée d’une qualité de vie marquée par les avantages de la proximité sans les inconvénients d’une sur-urbanisation de son territoire.

La ville, forte de ses 200 agents, met en œuvre une politique volontariste en direction de toutes les populations, depuis la naissance jusqu’au grand âge.

Mission principale du Pôle Famille Solidarité :

Mise en œuvre des moyens et ressources pour développer et faire émerger des projets et activités :

en fonction d'objectifs sociaux définis, en direction du public harfleurais exprimant des besoins spécifiques notamment un accompagnement social global,

en fonction d’objectifs pédagogiques dans le domaine la petite enfance, de la jeunesse et de la parentalité en collaboration avec les composantes partenariales locales concernées par l'action.

Mise en œuvre des moyens et ressources pour développer la politique sportive et faire émerger des projets et activités en fonction d'objectifs définis, en lien et avec les composantes associatives locales concernées par l'action ainsi que les établissements scolaires de la commune.

Missions principales du poste :

Sous la direction de la direction du pôle et des responsables de services :

• Assure le secrétariat de direction du Pôle Familles Solidarités, du service des sports et du dispositif lié à la politique de la Ville
• Effectue les opérations de transmission et de traitement des informations nécessaires à la bonne marche de la direction du Pôle et des services, et à leurs relations internes et externes.
• Vient en appui du travail de secrétariat assuré par les responsables de service du Pôle Familles Solidarités dans le cadre de leurs missions Missions / conditions d'exercice Activités du poste :

Pour la direction du Pôle Familles Solidarités, du service des sports et du dispositif lié à la politique de la Ville :

• Assure une veille générale du fonctionnement des directions : la circulation de l’information entre les directions et les différents services, ainsi qu’avec les élus, et entre les services entre eux.
• Accompagne les responsables des services des différents secteurs dans la réalisation et le suivi d'outils de bureautique, gestion de l'arborescence informatique.
• Assure la rédaction et le suivi des actes administratifs liés aux secteurs : délibérations, arrêtés, décisions, conventions, contrat, marchés, dossiers de demande de subvention, etc.

Le suivi des procédures de validation, de dématérialisation des actes, etc.

Assure la réalisation des outils de suivi et la centralisation des procédures et des informations transversales (congés, mouvements de grève, etc.

Participe à la collecte des informations et à la mise en forme des outils nécessaires au suivi et au bilan des activités des services (tableaux, graphiques, ou tableaux de bord ).

• Assure la diffusion des notes des services : rédaction des notes de services internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, suivi de leur contrôle et de leur validation par la direction, suivi de leur diffusion.
• Assure le classement et l’archivage des documents : assure une fonction de ressource et de soutien à l'ensemble des services.
• Participe à l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretiennent les directions avec les services internes et organismes externes : gestion du planning des rendez-vous et des réunions de travail / préparation et organisation des différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants...
• Assure la réalisation et / ou centralisation des comptes-rendus, la prise de notes dans certaines réunions en accompagnement de la direction et des services.
• Assure la gestion et la mise en œuvre du secrétariat classique des directions : frappe, photocopie, archivage, gestion du courrier (arrivée / départ), préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondances, filtrage des appels téléphoniques, mise à jour des bases de données, des fichiers.
• Gestion des consommables, ravitaillement en fournitures.
• Assure des fonctions d'assistante de direction pour la directrice du Pôle Familles Solidarités : gestion et suivi de certains dossiers, rédaction de notes à partir de consignes, gestion de mailings, gestion d’agenda et de plannings.
• Participe à la rationalisation de l'organisation transversale du Pôle Familles Solidarités.

Missions spécifiques :

Participation à la distribution alimentaire du CCAS un mercredi tous les 15 jours

Activités occasionnelles :

• Préparation et participation à différents groupes de travail et / ou commissions internes ou externes Profils recherchés Compétences requises :
• Maîtrise des outils bureautiques : connaissance des principaux logiciels : traitement de texte et tableurs, gestion de fichiers
• Savoir s’organiser efficacement, maîtrise de la gestion du temps, capacité à hiérarchiser les urgences, capacité d'adaptation
• Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
• Bonne expression orale et écrite
• Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
• Connaissance de la législation et de l'environnement des collectivités territoriales

Compétences techniques et comportementales :

• Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience
• Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
• Respect des procédures et des normes
• Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions
• Grande curiosité professionnelle, adaptabilité
• Confidentialité, discrétion
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Capacité à faire circuler l’information
Il y a 24 jours