Agent d'accueil et administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. B

Emploi contractuel de cat. C

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()

Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 18 mois consécutifs.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Descriptif de l'emploi Gagny est une ville de banlieue parisienne à caractère résidentiel, de presque 40 000 habitants, dont le tissu urbain se compose d’un ensemble de dix quartiers assez diversifiés.

Ville fleurie (4 fleurs), elle est desservie par deux stations du RER E et par un important réseau de bus. Gagny demeure une ville à taille humaine, qui vise à renouveler son attractivité, développer ses missions auprès des enfants et des jeunes et redonner toute sa place à ses espaces naturels.

Au sein du Conservatoire à Rayonnement communal François-Joseph GOSSEC, sous l'autorité du Directeur et en binôme avec le second agent administratif, vous avez la charge de l'accueil et de l’assistanat administratif.

Missions / conditions d'exercice Missions Principales :

• Organisation et suivi de la scolarité des élèves,
• Accueil du public (physique et téléphonique),
• Organisation et suivi des plannings de cours et de salles,
• Planning des manifestations et de l’organisation administrative et pédagogique du conservatoire.

Organisation et suivi de la scolarité des élèves :

• Gestion et suivi des dossiers d’inscription et de réinscription des élèves,
• Saisie des dossiers dans le logiciel métier (Concerto ),
• Suivi des évaluations des élèves,
• Organisation des examens (internes),
• Présence au conseil des professeurs et rédaction des procès-verbaux pour les examens,
• Suivi et gestion des absences des élèves (cahier de présence et mise à jour dans le logiciel),
• Organisation et suivi des ateliers de découvertes instrumentales.

Accueil du public (physique et téléphonique) :

• Surveillance de l’entrée et sortie des élèves. Orienter, informer les élèves et les parents,
• Informer les élèves des absences de professeurs et inversement les professeurs des absences d’élèves,
• Réceptionner et transmettre les informations / documents nécessaires au bon fonctionnement du service,
• Accueil et information du public pour les manifestations extérieures.

Organisation et suivi des plannings de cours et de salles :

• Répertorier les demandes des professeurs, En lien avec la Direction,
• Préparer les plannings des cours à chaque rentrée,
• Vérifier la disponibilité de salle et réorganiser si besoin pour les reports de cours ou l’organisation des examens.

Planning des manifestations et de l’organisation administrative et pédagogique du conservatoire :

• Mettre à jour le planning des manifestations du conservatoire (auditions, concerts, master class, présentation des disciplines enseignées au conservatoire pour les scolaires),
• Planning des formations accueillies au Conservatoire,
• Elaboration et suivi du calendrier des réunions et des concertations,
• Elaboration et suivi du calendrier des examens internes (conseil des professeurs, examens ),
• Elaboration et suivi du calendrier des inscriptions et réinscriptions. Profils recherchés COMPETENCES REQUISES

Savoirs (connaissances) :

• Procédures administratives,
• Connaissance de l’environnement territorial.

Savoir-faire (compétences) :

• Maîtrise des outils informatiques
• Capacités rédactionnelles.

Savoir-être (Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste) :

• Sens du service public,
• Qualités relationnelles, travail en équipe,
• Rigueur, autonomie, sens des responsabilités,
• Intérêt pour le domaine artistique,
• Disponibilité.

Horaires / Conditions d’exercice et contraintes :

Temps complet 37h00 / hebdomadaire

Horaires adaptés aux horaires d’ouverture de la structure, en alternance avec le second agent administratif

Semaine A (du lundi au vendredi) :

Lundi : 13h00-19h00 / 20h00-21h30

Mardi : 14h00-20h00

Mercredi : 8h30-12h30 / 15h30-21h30

Jeudi : 14h00-20h00

Vendredi : 13h00-19h00 / 20h00-21h30

Semaine B (du mardi au samedi) :

Mardi : 13h00-19h00 / 20h00-21h30

Mercredi : 9h00-12h00 / 13h30-18h30

Jeudi : 13h00-19h00 / 20h00-21h30

Vendredi : 14h-20h00

Samedi : 8h30-12h30 / 13h30-17h30