Assistant d'accueil et administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Non Descriptif de l'emploi L'Etablissement public territorial Grand-Orly-Seine-Bièvre recherche pour le conservatoire de Viry-Châtillon (91) un ou une d'accueil et administratif Missions / conditions d'exercice 1.Activités relatives au poste

Accueil

• Accueil physique et téléphonique ;
• Orientation des usagers ;
• Accueil des professeurs selon le planning des salles ;
• Accueil des événements organisés par La Cité des Arts (concert, spectacles, stages, interventions en milieu scolaire, etc.).

Administration

• Assistance auprès des usagers pour les dossiers d’inscriptions et réinscriptions ;
• Assistance auprès des usagers pour les paiements en ligne ;
• Etablir les fiches de présence ;
• Etablir le planning des salles ;
• Secrétariat, envoi et tri du courrier, archivage de documents administratifs ;
• Suppléance de la Responsable Administrative et Financière pour la rédaction des comptes-rendus de réunion ;
• Prise en charge de la billetterie des manifestations de La Cité des Arts ;
• Tenue des tableaux de bords ;
• Tenue des agendas du Directeur de La Cité des Arts et de la Responsable Administrative et Financière ;
• Mise à jour des dossiers administratifs des élèves ;
• Rédactions de courriels et de courriers ;
• Assistance à la Chargée de communication : impressions, façonnage (reliures, agrafages, découpes, brochages, pliages, etc.), distribution ;
• Préparation des manifestations et des réunions.

Horaires de travail :

LUN : 13h00-19h00

MAR : 10h00-12h30 puis 13h15-19h00

MER : 8h45-13h00 puis 13h45-19h00

JEU : 10h-12h30 puis 13h15-19h00

VEN : 10h00-13h00 puis 13h45-19h00 Profils recherchés

• SAVOIR
• Connaître l’environnement territorial et les différents partenaires ;
• Sens de l’accueil et du service public ;
• Sens de l’organisation ;
• Rigueur ;
• Autonomie ;
• Prise d’initiative ;
• Respect des consignes ;
• Parfaite maîtrise de l’environnement Windows et du Pack Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de la bureautique (tri, classement, archivage)
• Connaissance du logiciel iMuse ;
• SAVOIR-FAIRE
• Qualités relationnelles et organisationnelles ;
• Assurer une qualité d’accueil uniforme et équitable ;
• Etre en capacité de mettre en forme et présenter des documents ;
• Etre en capacité d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité ;
• Etre en capacité de rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
• Etre en capacité de recueillir des informations de communication.
• Communiquer de façon adaptée aux différents interlocuteurs : familles, élèves, collègues.
• Capacité à travailler en équipe, en transversalité.
• SAVOIR-ETRE
• Capacité d’adaptation ;
• Discrétion ;
• Ouverture d’esprit et curiosité ;
• Esprit de synthèse ;
• Disponibilité ;
• Respect des obligations du service public : assiduité, ponctualité, neutralité, discrétion et confidentialité ;
• Esprit d’équipe.
Il y a plus de 30 jours