Assistant de direction du Maire et du cabinet (H/F)

Job Description

Vous aimez les journées rythmées, les responsabilités variées et les environnements où chaque détail compte ? Vous appréciez autant l'organisation que les relations humaines et savez garder votre sang-froid lorsque les priorités évoluent rapidement ? Alors cette opportunité pourrait être celle que vous attendiez.

En rejoignant la Ville de Trappes, vous occuperez une fonction centrale au sein du cabinet du Maire. Vous serez un véritable partenaire de confiance, garant de la bonne organisation de l'activité quotidienne du Maire et facilitateur des échanges entre les élus, les services municipaux, les partenaires institutionnels et les habitants. Votre capacité à anticiper, coordonner et organiser contribuera directement à la qualité du service public.

Qui sommes-nous ?

Trappes, ville solidaire et dynamique des Yvelines, est un territoire en pleine transformation qui place l'humain et l'innovation au cœur de ses projets.

Fière de ses 34 000 habitants, elle s'appuie sur une jeunesse engagée, des partenariats prestigieux et des initiatives écologiques exemplaires, comme son réseau de chaleur-géothermie.

Bordée par la forêt domaniale de Port-Royal et la base de loisirs de SQY, Trappes offre un cadre de vie agréable et une riche palette de services de proximité.

Avec des valeurs fortes de progrès et de solidarité, la ville agit pour simplifier la vie de ses habitants et répondre aux besoins de chacun, en particulier des plus vulnérables. Trappes, c'est une ville vivante et ambitieuse, où chaque jour est une nouvelle opportunité de construire un avenir collectif.

Venez découvrir ce territoire attachant et ses nombreuses opportunités !

Votre mission au quotidien

En tant qu'assistant de direction du Maire et du cabinet, vous serez au cœur de la vie municipale et participerez activement au bon fonctionnement de l'exécutif. Véritable chef d'orchestre de l'organisation quotidienne, vous contribuerez à fluidifier les échanges, à coordonner les différents acteurs et à assurer un suivi rigoureux des dossiers stratégiques de la collectivité.

Vous assurerez la gestion de l'agenda du Maire, en anticipant les contraintes, en organisant les rendez-vous, les réunions, les déplacements et les différents temps institutionnels. Vous veillerez à optimiser le planning tout en tenant compte des priorités, des imprévus et des nombreux interlocuteurs qui gravitent autour du cabinet.

Vous serez une interface privilégiée entre le Maire, les élus, les services municipaux, les partenaires institutionnels, les associations et les administrés. Grâce à votre sens de l'organisation et à votre diplomatie, vous faciliterez les échanges et garantirez un traitement fluide et efficace des sollicitations.

Vous préparerez les réunions en lien avec le cabinet en constituant les dossiers, en recherchant les informations utiles, en préparant les notes, les documents de travail et les différents supports nécessaires à la prise de décision. Vous assurerez également le suivi des décisions, des échéances et des actions à mettre en œuvre afin de garantir une parfaite continuité des dossiers.

Vous assurerez la gestion du courrier, des courriels, des parapheurs ainsi que des différents circuits de validation. Vous veillerez au respect des délais, à la bonne priorisation des demandes et à la qualité du suivi administratif. Votre vigilance permettra de sécuriser les échanges et d'assurer une circulation rapide de l'information.

Vous coordonnerez les différents interlocuteurs en effectuant les relances, en suivant l'avancement des dossiers et en veillant à ce que chacun dispose des informations nécessaires au bon moment. Vous contribuerez ainsi à renforcer la coopération entre le cabinet, les directions et les élus.

Vous accueillerez les visiteurs avec professionnalisme, courtoisie, discrétion et diplomatie, qu'il s'agisse d'habitants, de partenaires, de représentants institutionnels ou d'élus. Vous saurez adapter votre posture à chaque situation et représenter avec sérieux l'image de la collectivité.

Profil

Vos compétences utiles

Vous aimez évoluer dans un environnement où les responsabilités sont variées et où aucune journée ne ressemble à la précédente. Vous êtes reconnu pour votre organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers tout en respectant les priorités.

Vous faites preuve d'une excellente capacité d'anticipation et savez réagir rapidement face aux imprévus. Vous êtes capable de hiérarchiser les urgences, de faire respecter les échéances avec diplomatie et de coordonner efficacement plusieurs interlocuteurs sans perdre de vue les objectifs.

Vous possédez d'excellentes qualités rédactionnelles, une aisance relationnelle naturelle et un véritable sens du service public. Vous savez adapter votre communication selon vos interlocuteurs et faire preuve de tact dans toutes les situations.

Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques, la gestion d'un agenda complexe, la préparation de dossiers, le suivi administratif et l'organisation de réunions. Votre méthode de travail vous permet d'être autonome tout en travaillant efficacement en équipe.

Enfin, vous faites preuve d'une discrétion absolue, d'une grande loyauté, d'une confidentialité irréprochable et d'un sens aigu des responsabilités. Ces qualités sont indispensables pour accompagner le Maire et son cabinet dans leurs missions quotidiennes.

Informations contractuelles

Pourquoi nous ?

La ville de Trappes offre de nombreuses opportunités pour les amoureux de la nature, avec des randonnées et activités en plein air. Mais Trappes, c’est aussi un lieu vivant, offrant des commodités modernes. Découvrez une communauté active et engagée à travers un riche tissu associatif culturel, artistique et sportif, idéal pour renforcer vos liens avec les habitants.

Vos avantages :

A la ville de Trappes, les agents bénéficient d'une politique de ressources humaines dynamique et attractive, garantissant des conditions de travail équitables et stimulantes.

La rémunération compétitive est accompagnée d’une prise en charge partielle par l’employeur pour une complémentaire santé et une prévoyance à des tarifs avantageux, avec une participation communale anticipée dès 2024.

Des initiatives innovantes, comme le congé menstruel, le soutien à la parentalité, ou encore des activités sportives et culturelles, favorisent un équilibre précieux entre vie professionnelle et personnelle.

Le CLASC, piloté par les agents, offre de nombreux avantages comme des billetteries et séjours à tarifs préférentiels.

Des solutions de télétravail souples, un restaurant self-service avec des tarifs attractifs et une excellente accessibilité en transport viennent compléter ces nombreux avantages.

Cet ensemble d'avantages met en lumière l'engagement de la ville de Trappes à créer un environnement de travail valorisant, où le bien-être et le développement professionnel de chacun sont des priorités.

Processus de recrutement :

Chez la Ville de Trappes, chaque candidature compte ! Nous nous engageons à examiner attentivement chaque dossier pour garantir un processus de recrutement juste et respectueux.

Si vous êtes enthousiaste ou simplement curieux(se) à l'idée de rejoindre une équipe dévouée et que vous souhaitez apporter une contribution significative, n'hésitez plus ! Postulez dès maintenant et découvrez ce que vous apporterez à notre équipe.

Enfin, c'est une surprise, retrouvez-nous en images :

• Voici le message d'accueil de votre future équipe : https://jobpublic.fr/company/emploi-ville-de-trappes/portals/presentation
  
• Découvrez vos futurs collègues ici : https://jobpublic.fr/company/emploi-ville-de-trappes/portals/team
  
• Enfin découvrez nos locaux : https://jobpublic.fr/company/emploi-ville-de-trappes/portals/workplace
  

Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre équipe !

Requirements
Diplôme préparé durant le contrat d'apprentissage : Licence ou Master spécialisé dans les domaines suivants : contrôle de gestion, finance, administration des collectivités Nous recherchons Un personne motivée, rigoureuse et organisée Des connaissances des logiciels bureautiques Goût du chiffre, de l'analyse et de la synthèse Bonne communication De la discrétion et de la neutralité