Assistant de direction/Assistante de direction

Spécification du rôle

En tant que Bureau d’études dans le domaine du bâtiment durable et intelligent, DEERNS recherche pour son bureau parisien un(e) Assistant(e) de Direction.

L'Assistant(e) de Direction réalise des activités administratives et commerciales en support des managers et directeurs de projet dans la gestion des contrats, le suivi du portefeuille clients, le traitement des dossiers commerciaux et le développement du chiffre d'affaires ainsi que du suivi de la facturation.

C’est un poste qui comporte une grande variété de missions et chaque jour sera différent !

Au sein d’un environnement international, vous serez accompagné(e) pour progresser en anglais grâce à des formations spécifiques, nous ne recherchons pas particulièrement des personnes bilingues (mais elles sont les bienvenues !), juste des personnes qui ont envie de se lancer et qui aiment la dimension pluriculturelle de notre société.

La pratique de l’anglais reste ponctuelle lors des échanges au sein du groupe, elle n’est pas quotidienne.

Au sein de la Direction Générale, vous intervenez en tant qu’Assistant(e) de Direction et serez en charge de ces principales missions :

1. Assistance auprès de la Direction :

• Organiser les dossiers et les documents administratifs
• Rédiger, monter et assurer le suivi des candidatures et dossiers d’appel d’offres notamment en marchés publics
• Assurer l’interface entre la direction et les opérationnels : organiser, planifier, contrôler leurs activités en fonction des objectifs définis
• Exercer un rôle de support et de communicant : relayer les consignes de la direction, partager les informations, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs
• Créer ou mettre à jour les supports de communication & de présentation du Groupe, du bureau France et des projets
• Assurer le secrétariat administratif courant
• Organiser les déplacements professionnels
• Préparer les supports de réunions mensuels du suivi des opérations
• Actualiser, classer, archiver les dossiers

2. Gestion administrative et des ressources humaines sous la direction de la Responsable RH :

• Administrer le personnel (déclarations sociales et fiscales, notes de frais, dossiers collaborateurs )
• Mettre à jour les CV du personnel et fiches de références du bureau
• Gérer les services généraux tels que les fournitures

3. Gestion comptable et financière en binôme avec le contrôle de gestion interne et le cabinet comptable externe :

• Gérer les relations avec les banques, les services fiscaux, les organismes sociaux
• Suivre et relancer les impayés des services
• Participer à la gestion financière de l’entreprise en relation avec la comptabilité

Profil recherché

Vous êtes diplômé(e) d'une formation supérieure en assistanat de gestion et / ou comptabilité, de type BTS minimum, vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 années significatives en tant qu'Assistant(e) de Direction.

Vous êtes autonome, dynamique, impliqué(e), rigoureux, avec un bon esprit de synthèse et avez un excellent relationnel. La maîtrise d'Excel est indispensable.

La connaissance du secteur de l’architecture et de l’ingénierie est un plus.

Vos compétences :

• organisé(e), savoir gérer plusieurs projets simultanément permettant d’être réactif(ve) et proactif(ve)
• capacités relationnelles (auprès des équipes, des fournisseurs, des clients, de la Direction )
• de Sharepoint, du Pack Office
• maîtrise de l’expression orale et écrite française
• compétences dans l’expression orale et écrite anglaise est un plus

Vous êtes reconnu(e) pour :

• capacité d'écoute
• capacité d'analyse
• capacité d'organisation et de respect des deadlines
• esprit de synthèse

Vous souhaitez participer à une aventure à taille humaine, travailler dans un environnement en croissance et mettre votre expertise au service de nos clients et collaborateurs.

Qu'offrons-nous?

Plus qu'un simple travail, nous offrons une carrière dans un environnement de travail stimulant et axé sur les connaissances, parmi des professionnels hautement qualifiés dans nos différentes filiales internationales.

Un haut degré d'autonomie, de flexibilité, de responsabilité et surtout la capacité d'utiliser vos connaissances et votre expérience en France et à l’international.

Un environnement interne très soudé où la proximité avec la direction vous permet de vivre pleinement l'esprit d'entreprise qui fait partie de nos valeurs.

La transition écologique et numérique est une véritable conviction pour DEERNS, qui s’est engagée :

• dans une démarche net zero carbon à échéance de 2025,
• dans une transition digitale pour ses activités et celles de ses clients
Il y a 17 jours