Agent d’accueil administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()

Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi LA VILLE DE LA CHAPELLE-SUR-ERDRE

de 20 000 habitants - membre de Nantes Métropole)

Recrute pour son service Vie Scolaire son

Agent d’accueil administratif (h / f)

CDD 9 mois du 19 / 08 / 2024 au 19 / 05 / 2025

Cadre d'emplois des Adjoints administratifs) Missions / conditions d'exercice Au sein d’un service scolaire dynamique, sous l’autorité de la responsable, vous assurez les missions suivantes :

1- Participer à la gestion administrative du service et à l’accueil des usagers

Accueillir les usagers :

• Réceptionner, analyser, renseigner les demandes de premier niveau, voire réorienter
• Gérer les appels téléphoniques et la messagerie électronique
• Accompagner et informer les usagers dans leurs démarches

Gérer et suivre les inscriptions :

• Contrôler, saisir les inscriptions à l'école en application de la carte scolaire / aux transports scolaires / aux activités (restauration, accueil périscolaire, accueil de loisirs) : Informer les directions d'école
• Renseigner et mettre à jour les tableaux de bords

Effectuer des tâches administratives courantes :

• Réceptionner, diffuser le courrier interne et externe et mettre en forme, rédiger, classer des notes, courriers ...
• Mettre à jour les données informatiques annuelles (contacts messagerie, listing étiquettes, coordonnées diverses)
• Participer à la facturation des usagers : Suivre les réclamations
• Saisir les demandes d'intervention techniques, faire le lien entre les services et l'école en cas d'urgence

Participer en binôme à l'organisation du secrétariat :

• Alterner les postes de travail entre l'accueil et les tâches administratives
• Communiquer transversalement sur les dossiers en cours et-ou sensibles

Dossiers ou tâches à effectuer en tant que référent :

• Assister la responsable de service pour les dossiers PAI-suivis sanitaires / dérogations-réciprocités intercommunales prévisions et suivi des effectifs scolaires
• Assister l'adjointe à la responsable de service pour les dossiers investissements-achats écoles / sécurité écoles (PPMS, commissions de sécurité.
• manifestations dans les écoles

2 - Suppléer l’assistante RH dans la gestion des remplacements :

• Gérer les remplacements quotidiens : tenir à jour les absences, remplacer l'agent selon la procédure interne, informer les
• interlocuteurs concernés par le remplacement (collègues, écoles),
• Affecter les agents titulaires mobiles des services sur les remplacements et gérer leur volume horaire annuel
• Constituer le dossier administratif des agents non titulaires, saisir la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
• Saisir, actualiser les emplois du temps des agents remplaçants dans le logiciel métier (Hélix).
• Saisir et transmettre les tableaux de suivi des mouvements de grève au service Ressources Humaines

Rémunération : Statutaire, régime indemnitaire - Temps complet du lundi au vendredi : 8h30 12h30 / 13h35 17h30 Profils recherchés Envie de nous rejoindre ?

• Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de bureautique
• Vous disposez de qualités relationnelles et vous appréciez le travail en équipe / binôme
• Vous savez faire preuve à la fois d'une grande rigueur et d'autonomie
• Enfin, votre capacité d’adaptation, votre sens de l'accueil, vos qualités d'écoute et votre respect de la confidentialité

seront des atouts pour ce poste