Secrétaire comptable

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi La secrétaire apporte une aide constante au Directeur et aux élus, en terme d'organisation, de gestion, d'information, d'accueil, de classement, d'élaboration et suivi de dossiers et projets.

Elle assure le suivi de l'exécution budgétaire du service et participe à la préparation du budget

Elle assure l'accueil physique et téléphonique des affaires scolaires et du service transports

Elle assure très ponctuellement la polyvalence au sein de la Maison des Services (DEJ+Accueil). Missions / conditions d'exercice Secrétariat des affaires scolaires

• Assurer la gestion de l'agendas du responsable de service
• Organiser et préparer les réunions
• Assurer la frappe de courriers, de notes, de compte-rendu, convocations...
• Suivre les dossiers du responsable des affaires Scolaires
• Mettre à jour les tableaux de bord du service
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Accueil du public du service des affaires scolaires :

• Accueil téléphonique et physique
• Renseignements divers sur le scolaire et le périscolaire
• Inscriptions scolaires et périscolaires
• Transports scolaires : renseignements et accompagnement au montage des dossiers
• Vente de titres de transports non scolaires

Comptabilité des affaires scolaires

• Suivre les commandes, faire les engagements et contrôler les factures des 6 écoles publiques - accompagner le responsable de service dans la préparation du budget et le suivi de l'exécution budgétaire - aide à la rédaction des marchés publics et suivi de leur exécution
• Calcul forfait OGEC

Assurer très ponctuellement les missions de polyvalence au sein de la Maison des Services et de la Direction Education Jeunesse

Participer aux permanences du samedi matin de la maison des services :

• Accueil physique et téléphonique
• Distribution sacs de tri remise des disques de stationnement
• Délivrance des cartes transports non scolaires TPV (duplicatas...)
• Remise de documents divers pour l'Etat Civil et la Police Municipale
• Inscriptions sur le portail famille

Régisseur Mandataire :

• Régie unique
• Régie photocopieur et zone bleue
• Régie des transports collectifs
• Régie des transports scolaires Profils recherchés Les savoirs :
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Connaissance des circuits et des procédures administratives
• Maîtrise des logiciels de bureautique (Excel, Word...)
• Connaissances de base des régies
• Connaissance des bases de la comptabilité publique
• Connaissance des activités de la Collectivité (vocabulaire professionnel, procédures, codes, etc.)
• Connaissance des caractéristiques des publics du territoire - Connaissances de base Marchés Publics

Les savoir-faire :

• Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
• Savoir anticiper
• Savoir s'adapter
• Savoir rendre-compte - savoir travailler en équipe

Les savoir-être :

Etre à l'écoute / Etre accueillant / Etre autonome / Etre organisé / Etre rigoureux / Avoir le sens du relationnel