Assistant(e) administratif (tive) MPT/MJD

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi L’assistant(e) administratif(tive) est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Directeur de la Cohésion Sociale.

Il (Elle) partage son temps de travail principalement entre les Maisons Pour Tous (Service de l’animation sociale et de proximité) pour lesquelles il (elle) assure des missions de secrétariat, et la Maison de Justice et du Droit de Noyon où il (elle) tient des permanences en alternance avec les agents du Tribunal Judiciaire de Compiègne.

Missions / conditions d'exercice 1- Assurer le secrétariat des Maisons Pour Tous (50 % ETP)

L’agent(e) est placé(e) pour cette mission sous l’autorité fonctionnelle du Directeur de l’animation sociale et de proximité.

• Assurer l’accueil téléphonique à la MPT de Saint Siméon (lieu de travail)
• Préparer les réunions de service et rédiger les comptes rendus
• Mettre en forme les courriers de la Direction et concevoir les supports de présentation
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• traiter et suivre les parapheurs
• Assurer l’engagement et le suivi comptable des dépenses réalisées par les MPT
• Enregistrer les rapports et délibérations dans le logiciel métier
• Centraliser et traiter les demandes d’intervention techniques et informatiques
• Centraliser et traiter les demandes de fournitures de bureau et de produits d’entretien pour les MPT

2- Assurer les permanences d’accueil de la Maison de Justice et du Droit (MJD)

Missions assurées en alternance avec les agents du Tribunal Judiciaire de Compiègne et sous l’autorité hiérarchique du Directeur de la Cohésion Sociale

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la MDJ
• Organiser l’agenda des permanences en partenariat avec les services de la justice et les intervenants
• Assurer, en lien étroit avec le Directeur de la Cohésion Sociale, l’animation de la structure avec le Tribunal Judiciaire, les partenaires, et les intervenants
• Mettre en place des indicateurs permettant de suivre l’activité de la MJD

3- Fournir un appui à l’organisation du Conseil Local de Sécurité et de Prévention de la Délinquance (CLSPD)

Mission assurée sous l’autorité hiérarchique du Directeur de la Cohésion Sociale

• Préparer les séances du CLSPD et rédiger les comptes rendu de réunion
• Assurer l’organisation et la planification des réunions thématiques du CLSPD (cellule de veille, groupes de travail )

CONDITIONS D’EXERCICE

• Travaille sur plusieurs lieux différents
• Déplacements fréquents sur le territoire
• Poste éligible au télétravail

ENVIRONNEMENT SOCIAL DU POSTE

• Travail en équipe
• Travail en contact direct avec le public
• Travail en relation directe avec les élus

Partenaire(s) interne(s) :

Services de la ville et de la CCPN (Services à la population : politique de la ville - petite enfance - enfance - jeunesse - affaires scolaires - vie associative et sportive / Services Techniques / Communication - Évènementiel / Service marchés publics Finances Comptabilité / Affaires culturelles / Police municipale )

Partenaire(s) externe(s) :

• Associations locales
• Partenaires institutionnels (Justice, État, CCAS, Bailleurs Sociaux ) Profils recherchés Diplôme(s) / concours :

Bac +2 / +3 diplôme d’assistante administrative, de gestion PME / PMI / diplôme en animation / développement local

Savoirs

• Maîtrise des techniques rédactionnelles
• Maîtrise des logiciels informatiques (pack office, et logiciels métiers (comptabilité, gestion des délibérations )
• Connaissance en matière de suivi quantitatif d’activité de service
• Connaissance des bases du fonctionnement de la commune, de la fonction publique territoriale, des politiques publiques et sociales, des principes de gestion administrative, comptable et budgétaire liés à sa fonction
• Connaître l’environnement territorial (population, publics, acteurs, )

Savoir-faire

• Maîtriser le fonctionnement des Instances, processus et circuits de décision de la collectivité
• Etre organisé et savoir gérer son temps de travail
• Posséder une grande rigueur professionnelle
• Maitriser les règles de l’expression orale, et écrite
• Maîtriser les techniques de secrétariat (mails, courriers, compte rendus, archivage )

Savoir-être

• Savoir travailler en équipe
• Être organisé(e)
• Être rigoureux(se)
• Être diplomate
• Être polyvalent(e)
• Savoir faire preuve d’autonomie
• Savoir anticiper en proposant des solutions en amont des sollicitations
• Savoir mettre en forme, collecter, classer, archiver les documents administratifs
• Savoir respecter les délais
Il y a 23 jours