Assistant.e de direction et gestionnaire aux Ressources Humaines

À propos de nous

Le Collège de France est un grand établissement public d’enseignement supérieur et de recherche. Institution unique en France et sans équivalent à l’étranger, le Collège de France répond à une double vocation : être à la fois le lieu de la recherche la plus audacieuse et celui de son enseignement.

Voué à la recherche fondamentale, le Collège de France possède cette caractéristique singulière : il réalise puis enseigne le savoir en train de se constituer dans tous les domaines des lettres, des sciences ou des arts .

Situé sur différents sites de Paris (place Marcelin Berthelot, rue du Cardinal Lemoine, rue d’Ulm, Belle Gabrielle) l’établissement héberge un millier de personnes : enseignants-chercheurs, chercheurs, doctorants et post-doctorants, ingénieurs et techniciens, bibliothécaires, administratifs.

Le Collège de France est membre associé de l'Université Paris Sciences et Lettres (PSL).

La direction des ressources humaines est composée de 22 agents et organisée autour de 5 pôles (affaires générales, pilotage de la masse salariale, gestion des personnels et qualité de vie au travail, accompagnement professionnel, médecine de prévention).

Elle collabore avec l'ensemble des directions, chaires, laboratoires et services de l'établissement, et œuvre en étroite liaison avec l’agence comptable, la direction des affaires budgétaires et financières et le service de la contractualisation et de la valorisation de la recherche.

Mission

Mission

Vous serez placé.e sous l'autorité hiérarchique du directeur des Ressources Humaines et du responsable du Pôle des Affaires Générales RH.

Vous serez chargé.e du secrétariat, de la gestion administrative et financière de la structure, et de l’exploitation des données sociales en lien avec les ressources humaines.

Activités principales

Assistanat de direction

• Assurer le secrétariat et la gestion administrative de la direction (budget RH personnel 240K et RH fonctionnement 150 K)
• Assurer le suivi budgétaire et financier de la direction
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Rédiger les comptes-rendus de réunion de service et suivre les indicateurs de suivi de l’activité du service, tableaux de bord
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, élections) de l’activité de la direction
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

Elaboration du RSU

• Assurer les extractions de données sur l’outil de gestion administrative VIRTUALIA
• Gérer la remontée des éléments auprès des différents services
• Contrôler la cohérence des données en assurant la relecture

Campagne d’évaluation professionnelle

• Produire les extractions et contrôler les injections de données dans l’outil ESTEVE
• Assister les opérations techniques durant la campagne d’évaluation professionnelle
• Participer aux remontées des comptes rendus d’entretiens professionnels

Changement du SIRH

• Tenir à jour le fichier de la cartographie des postes
• Alimenter des tableaux de bord et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Assure la communication avec le prestataire retenu pour le changement de SIRH

Missions annexes du Pôle des Affaires Générales

Participer au projet sport et bien être

Compétences requises

• Connaissances générales du domaine des ressources humaines
• Connaissance de la gestion administrative
• Compréhension et expression écrite et orale en Anglais
• Très bonne maîtrise des outils informatiques / bureautiques
• Bonne capacité rédactionnelle : rédaction de rapports, synthèses, notes
• Bonne expression écrite et orale

Qualités requises

• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utiliser les outils bureautiques
• Respect de la confidentialité
• Autonomie
• Sens de l'organisation
• Réactivité, adaptabilité
• Sens relationnel
• Motivation, implication personnelle

Modalités de candidature

Le dossier de candidature, constitué des documents suivants :

• Une lettre de motivation
• Un curriculum vitae précisant l’employeur et la situation statutaire
• Une copie de votre dernier arrêté de promotion (le cas échéant)

Doit être adressé dans un délai de 4 semaines suivant la publication à l’adresse suivante :

Profil

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels, catégorie B

Mutation, détachement

contractuel CDD 1 an renouvelable