Secrétaire de Direction Construction et Patrimoine H/F

À propos de nous

Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l’enseignement, la recherche et l’innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1 , le CHU Dupuytren 2, l’hôpital de la mère et de l’enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d’un Centre de biologie et recherche en santé.

Le CHU de Limoges recrute un(e) secrétaire de direction construction et patrimoine H/F

Mission

Mission principale :

Accueil

Gestion et traitement de données

Missions spécifiques :

° Accueil :

– Assurer l’accueil physique et téléphonique

– Assurer l’interface entre les entreprises et les autres services du CHU (médicaux, logistiques, administratifs) et les services techniques

– Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités

° Gestion et traitement de données :

– Contrôler et participer à l’élaboration administrative de tous les documents techniques : courrier, compte rendu de réunion, documents de consultation (CCTP, rapport d’analyse

des offres, fiche marché, avis d’information) rapports divers, bordereaux d’envoi, etc.

– Réalisation, diffusion et gestion de notes techniques et permanence technique

– Classement des informations du personnel (plan blanc, etc.)

– Classer, photocopier, afficher, archiver

° Tâches diverses :

– Participation à l’ensemble des tâches administratives du secteur

Réalisation de documents « types » avec les outils bureautiques disponibles

Profil

Formations – Qualifications (Savoir ) :

– Maîtriser les techniques de secrétariat bureautique : Word, Excel, Outlook, Power Point, etc.

– Maîtriser l’orthographe et les règles de grammaires.

– Connaître le fonctionnement et le contexte institutionnel : processus et circuits de prise de décision, champs de compétence des différents intervenants.

– Connaître les principes de base de la réglementation des marchés publics.

Connaissances particulières (Savoir-faire ) :

– Ecouter en faisant preuve d’amabilité et traiter une demande en y répondant directement ou en l’orientant vers la personne ou le service compétent,

– Analyser un besoin formulé par un utilisateur,

– Evaluer et prioriser les demandes,

– Avoir le sens du travail en équipes,

– Assurer la polyvalence au sein du secrétariat

– Partager les informations et mutualiser les pratiques

– Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique,

– Mettre en forme un document selon les règles de présentation et de formalisme requis,

– Recueillir, enregistrer et classer une information selon le processus d’archivage du domaine défini et selon la nature de l’information.

Qualités professionnelles (Savoir-être ) :

– Conceptuel

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification : être soigneux, rigoureux, précis et faire preuve de méthode