Responsable Adjoint de l’Accueil et prestations enfant F/H

Descriptif et missions

Responsable Adjoint de l’Accueil et prestations enfant F / H Ce poste est à pourvoir à Montreuil.

Responsable Adjoint de l’Accueil et prestations enfant F / H

MISSION : Assiste la responsable du pôle dans l'organisation du travail et la gestion de l'équipe. Responsable de l'unité courriers familles.

Encadrement fonctionnel de l'équipe. Encadrement hiérarchique en remplacement du responsable.

ACTIVITES PRINCIPALES

Assurer le traitement des courriers familles (mails, courriers) mise en place et suivi des tableaux de bords préparation des commissions familles -

Recevoir les familles en difficultés afin de trouver une solution dans le cadre de la commission

Remplace le responsable du pôle à tous les niveaux en l’absence de ce dernier : élaboration du planning, suivi des paramétrages dans Maelis.

gestion des congés des agents, contrôle du travail effectué etc

Gestion de la boite mail générique ape correspondances en l'absence du responsable.

Gestion et traitement des courriers arrivés au pôle dans le logiciel MAARCH

Suivi des réclamations sur la facturation - suivi de la mise en place des minorations sur un tableau de bord.

Mise en place et suivi de la double facturation pour les gardes alternées des enfants

Suivi et contrôle budgétaire des rectifications des factures ou accord de remises gracieuses aux familles dans le logiciel ASTRE.

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

Lancement de la facturation en cas d'absence de la responsable du pôle

Assure le contrôle de la caisse pendant les permanences les samedis et jeudis et en l'absence des régisseurs.

ACTIVITES / COMPETENCES DETAILLEES

Savoir faire

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Recevoir, filtrer et traiter ou réorienter les courriers électroniques

Saisir des documents de formes et de contenus divers

Gérer et actualiser une base d'informations (MAELIS notamment)

Rechercher des informations, notamment réglementaires

Vérifier la validité des informations traitées

Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion en particulier MAELIS

Rédiger des documents administratifs

• Réfléchir aux outils du service et proposer des améliorations, donc participer à la progression du service ;
• Contribuer à l’intégration des nouveaux agents ;

Représenter l’image de la collectivité.

MOYENS

Matériel bureautique

CONDITIONS D’EXERCICE

Assurer des permanences les jeudi soir et samedis matin par roulement avec les autres responsables

Régisseur suppléant en remplacement du régisseur nommé

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Profil recherché

Responsable Adjoint de l’Accueil et prestations enfant F / H

Savoirs

Expertises liées aux missions du service

Organisation et objectifs de la collectivité

Outils bureautiques (BO, Pack Office, Maarch)

Logiciel métier MAELIS

Règles d'hygiène et sécurité

Procédures de service

Connaissances des secteurs de l’Éducation et de l’Enfance

Former et encadrer les agents au quotidien

Accueillir et intégrer les nouveaux agents

Animer des réunions

Accueillir le public

Savoir-être

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques

EC21826