Chargé(e) de gestion des séances du Conseil départemental F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Rédacteur

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi Le Secrétariat Général aux Assemblées (SGA) est une entité charnière entre l'administration et l'exécutif départemental.

Il pilote l'organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes du Département et de leurs instances préparatoires.

Le SGA a également la responsabilité de plusieurs sujets connexes au fonctionnement des assemblées. Il assure également la gestion administrative de la représentation du Département au sein de l'ensemble des organismes extérieurs concernés.

Rattaché au directeur général des services, chacune des missions du secrétariat général aux assemblées le positionne en lien permanent avec l'encadrement supérieur des services départementaux et le cabinet du président.

Le SGA composé de 5 personnes, recherche son ou sa future Chargé(e) de la gestion des séances du Conseil départemental. Missions / conditions d'exercice Activités principales :

Le / la Chargé(e) de gestion des séances du Conseil départemental :

• Organise, prépare et suit les séances du Conseil départemental : en lien avec l'ensemble des directions émettrices de dossiers et les différents collaborateurs du Cabinet ;
• Veille à la bonne réalisation de chaque étape préparatoire des séances du Conseil départemental. Dans ce cadre, il / elle accorde la plus grande importance au respect des délais internes et des délais légaux notamment.
• Prépare les réunions d'examen des rapports (instances internes stratégiques qui permettent une ultime validation politique, juridique et financière des dossiers de la compétence du Conseil départemental.

Outre le SGA, y participent les Vice-présidents du Département, le Cabinet du Président, chaque DGA et son SG, le Directeur des Affaires juridiques et le Directeur des Finances).

• Suit de près les ultimes modifications politiques et / ou techniques de chaque dossier avant envoi aux élus, et veille à ce que chaque décideur final (DGS et Cabinet du Président) soit au fait des contenus définitifs des dossiers.
• Veille à la bonne organisation matérielle des séances du Conseil départemental et de ses instances préparatoires (commissions techniques et commission des Finances).
• Elabore des délibérations du Conseil départemental : mise en signature Président des délibérations après les avoir complétées des éléments de la séance (détail des élus présents / absents / des procurations de vote ;

indication du sens du vote ; le cas échéant, intégration d'amendements aux délibérations), transmission au contrôle de légalité, publication, diffusion des délibérations rendues exécutoires sur l'intranet du Département et sur son site Internet.

Activités secondaires :

Dans le cadre des assemblées délibérantes :

• Participation à la gestion des séances de la Commission permanente.
• Gestion des décisions du Président.
• Publication des actes administratifs du Département.

Poste ouvert aux contractuels dans le cadre d'un contrat à durée déterminée d'un an dans un premier temps.

• Titres restaurant
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
• Participation employeur à la mutuelle et prévoyance
• Parking gratuit
• Prestations sociales et COS
• Offres de formations innovantes
• Parcours managérial
• Ecole des métiers
• Accompagnement aux concours
• Télétravail possible après une période d'intégration
• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés. Profils recherchés Votre capacité d'autonomie, d'organisation, de rigueur, proactivité, votre sens du service et votre goût pour le travail en équipe vous permettront de réussir pleinement dans ce poste.

Afin de mener à bien vos missions, toute l'équipe participera à vous accompagner dans votre prise de fonction.

Savoirs attendus sur le poste :

Vous avez connaissance du fonctionnement institutionnel des collectivités territoriales et en particulier celui d'un Département.

Vous avez les connaissances juridiques de base du cadre légal régissant le fonctionnement des assemblées départementales, des compétences rédactionnelles et êtes à l'aise avec l'outil informatique, en particulier les logiciels Word et Excel.

Idéalement, vous avez déjà une expérience du logiciel de gestion des travaux des assemblées.

Savoir-faire :

• Aptitude à comprendre et analyser des processus complexes au sein d'une structure de taille importante.
• S'approprier le rôle d'une structure stratégique et transversale telle que le Secrétariat général aux Assemblées et en porter les enjeux dans ses relations avec les différents interlocuteurs (Services départementaux / Cabinet du Président).
• Organiser et anticiper l'activité quotidienne, et le cas échéant, l'ajuster.
• Décider de ses priorités en fonction de l'urgence, de la nature et de l'importance du travail.
• Savoir communiquer et alerter en temps utiles, de la perspective ou de la survenance de difficultés de tout ordre.
• Créer et faire évoluer des outils d'organisation et de pilotage.

Savoir-être :

• Aisance relationnelle, être capable de s'adapter rapidement aux différentes situations et aux différents interlocuteurs.
• Diplomatie, respect des règles de confidentialité, discrétion.
Il y a 28 jours