Assistant administratif (H/F)

Entreprise :

Le Département de la Sarthe œuvre pour des domaines variés au plus près des territoires tels que la solidarité à tous les âges de la vie (enfance, personnes bénéficiaires du RSA, personnes âgées, personnes handicapés, personnes en besoin de logement), le développement des territoires (l’agriculture, le développement durable et la transition énergétique), le développement du numérique, les infrastructures routières, les mobilités et les réseaux électriques, l’éducation, la jeunesse, la citoyenneté et l’enseignement supérieur ou encore la culture, le sport, le tourisme et le patrimoine.

2 300 agents travaillent pour le Conseil départemental. Le budget s’élève à 748.7 M€ dont plus de 110M€ d’investissements pour 2024 et une priorité donnée à l’Enfance.

La Direction générale adjointe de la Solidarité départementale agit principalement pour :

• l’aide aux familles,
• la prévention et la protection des publics en difficulté,
• l’accompagnement social et professionnel des publics en difficulté,
• l’aide à l’autonomie et à la dépendance des personnes âgées et personnes en situation de handicap,
• le pilotage et le suivi de la mise en œuvre des schémas départementaux,
• le pilotage et le suivi de la mise en œuvre du règlement départemental d’aide sociale.

Description du poste :

MERCI DE DEPOSER VOTRE CANDIDATURE DIRECTEMENT SUR L'OFFRE DEPUIS LE SITE INTERNET DU CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA SARTHE

LES CANDIDATURES DEPOSEES SUR CE SITE NE SERONT PAS PRISES EN COMPTE

L’assistant administratif est un maillon central de l’organisation du Médibus. En effet, il assure en permanence le lien entre les professionnels déployés sur site, les professionnels en poste au Département et les patients.

C’est également le premier interlocuteur disponible pour toute demande individuelle de Sarthois ou pour tout professionnel soignant ou médico-social.

Il procède ainsi à l’enregistrement de la demande et à l’orientation de la demande vers le professionnel disponible le plus pertinent pour y répondre.

En collaboration avec le cadre de santé Médibus, l’assistant administratif est amené à planifier, coordonner les acteurs internes et externes, rédiger les comptes rendus de réunion, travailler sur les outils nécessaires à la coordination du dispositif, à la communication avec les partenaires et à la sécurisation de la prise en charge des patients.

Il est par ailleurs garant de la mise à jour des coordonnées des partenaires en santé et médico-sociaux de la Sarthe, territoire par territoire, sur la boîte mail partagée et dans le dossier partagé à disposition de l’ensemble des professionnels Médibus sur le réseau.

L’assistant administratif Médibus assure le contrôle de la facturation des actes de consultation réalisés auprès des patients accueillis au sein du Médibus.

Il est également identifié au sein de l’équipe comme la personne ressource et garante de la bonne tenue de la classothèque.

Il se positionne ainsi comme un facilitateur de la prise en charge des patients pour les soignants de l’équipe Médibus.

Il assure l’extraction et le recueil des indicateurs de suivi de l’activité du Médibus et en réalise une synthèse.

Ces missions peuvent s’adapter en fonction de l’évolution des cadres réglementaires départementaux et nationaux et des réorganisations

Relations fonctionnelles :

Équipe Médibus

SATASC

Sarthe Autonomie

Description du profil :

Activités principales :

Accueil téléphonique

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Organisation et planification de réunions

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Tri, classement et archivage de documents

Gestion de plannings

Gestion d'un ou plusieurs agenda(s)

Rédaction de documents administratifs

Réception, vérification et classement des pièces comptables

Production de données statistiques

Savoirs :

Connaissance des différents outils et usages internet

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)

Connaissance des circuits de transmission des documents

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Connaissance des publics en difficultés

Connaissance des problématiques sociales et familiales

Connaissance du secteur social et médico-social (réglementation, publics, etc)

Savoir-faire :

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Etablir un système de classement efficace

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Orienter les appels téléphoniques

Savoir traiter des données chiffrées

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)

Informer et orienter les personnes

Analyser et synthétiser des informations

Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)

Travailler en coopération avec d'autres partenaires

Synthétiser des informations professionnelles

Coordonner la collecte d’informations

Utiliser un ou des logiciels métiers

Savoir-être :

Faire preuve du sens de la communication et du contact

Avoir le sens du service public

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de rigueur et de méthode

Se montrer disponible

Faire preuve de discrétion

Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence

Se montrer fiable et soigneux dans son travail

Faire preuve d'autonomie

Diplômes et niveaux d'expérience requis :

CAP / BEP dans le domaine du poste visé, expérience de 5 ans minimum, avoir un intérêt pour le secteur sanitaire et social

BAC dans le domaine du poste visé, expérience de 3 ans minimum