AGENT POLYVALENT ETAT-CIVIL / RECENSEMENT (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi

• Assurer l'accueil, le renseignement et l'orientation des usagers.
• Instruire, constituer et rédiger les dossiers et les actes relatifs à l'état-civil.
• Elaborer et délivrer les documents relevant des affaires générales (cartes d'identité, passeports, recensement citoyen obligatoire...).
• Contribuer à la qualité de service.
• Assurer les remplacements en mairies de quartier en y exerçant l'ensemble des attributions spécifiques dévolues.
• Intégrer l'équipe de gestion du recensement annuel de la population.
• Savoir faire preuve de souplesse et de réactivité.
• Avoir le goût du travail en équipe. Missions / conditions d'exercice Principales responsabilités
• Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil & Tenue des registres d'état civil : Rédaction et enregistrement des actes d'état-civil (décès, naissance, reconnaissance, changement de prénom, changement de nom, adoption.
• délivrance de copies d'actes d'état civil, de duplicatas de livrets de famille et de livret de famille suite à naissance, réponse aux courriers, mails relatifs à l'état-civil, traitement des demandes dématérialisées via le système COMEDEC, enregistrement, saisie et rédaction des mentions sur les différents actes d'état-civil (mariage, PACS, divorce, décès.
• établissement des rectifications d'état civil.....
• Réception, élaboration, traitement et délivrance des demandes et dossiers relevant des affaires générales : inscription des jeunes pour le recensement citoyen obligatoire, inscription sur les listes électorales, instruction et enregistrement des demandes de cartes d'identité et de passeports, d'attestation d'accueil, enregistrement des demandes de célébration de mariage et de parrainage civil et participation aux cérémonies de célébration, enregistrement des demandes, modifications et dissolutions de PACS et participation aux conclusions, enregistrement des demandes de changement de nom.
• Accueil physique et téléphonique des usagers du service, information, orientation et renseignement.
• Contribuer à l'organisation de la mission recensement de la population. Assurer le suivi de la collecte et le bon déroulement des opérations.

Assister le coordonnateur communal dans sa mission.

• Participer à l'organisation et au bon déroulement des scrutins électoraux.
• Traitement de diverses démarches et formalités administratives relevant des pouvoirs du maire : légalisations de signatures, réception des plis d'huissier, établissement des certificats de vie commune, instruction des dossiers d'obligations alimentaires, des opérations de remembrement, enquêtes administratives, certification des copies conformes pour les administrations étrangères...

Contraintes et difficultés

• Travailler le samedi matin par roulement,
• Assister aux mariages le samedi après-midi par roulement,
• Etre mobile : Changer de lieu d'exercice professionnel sans délai au regard des contraintes du planning

Horaires

• Planning par roulement de plusieurs semaines pour 35 h par semaine
• Récupération par rapport aux présences effectives du samedi après-midi pour les mariages.
• Aménagement du temps de travail et repos en accord avec le protocole. Profils recherchés Compétences / qualités requises

Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil

Savoir- Faire :

Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.)

Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, titres de séjour, etc.)

Contrôler l'authenticité des attestations fournies

Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)

Principaux Savoirs :

Information générale relative à l'état civil (IGREC)

Règles communes à la rédaction des actes d'état civil

Cadre réglementaire applicable au nom de famille

Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom

Progiciel de gestion de l'état civil

Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.), au PACS

Droit des étrangers résidant sur le territoire

Techniques rédactionnelles administratives

Tenue des registres d'état civil

Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits

Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés

Rédiger des mentions et des courriers

Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil

Conventions internationales sur la délivrance des actes

Tenue des registres

Accueil physique et téléphonique des usagers du service pour le traitement de diverses démarches et formalités administratives relevant des pouvoirs du maire

Travailler en équipe et assurer les transmissions selon les consignes et les procédures définies

Faire preuve de qualités relationnelles, d'écoute, de discrétion et de rigueur

Avoir le sens du service public et de ses contraintes, notamment au travers du principe de continuité du service

Accueillir et renseigner les personnes sur les services à la population

Expliquer l'indivisibilité de la filiation

Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil

Techniques d'accueil et de régulation

Techniques d'écoute

Procédures relatives aux formalités administratives (titres d'identité, attestation d'accueil, inscriptions électorales...)

Logiciels dédiés