Assitant de Direction H/F

Nous recherchons un(e) assistant(e) de Direction pour un CDI.

Raison d’être :

L’assistant(e) de Direction contribue à assurer les tâches administratives inhérentes à la vie des services avec lesquels il / elle interagit (gestion, coordination, suivi ).

Missions principales :

Rattaché(e) à la Direction Générale, il / elle aura pour missions d’assister notamment l’Adjointe de Direction Générale ainsi que le Directeur Administratif et financier, le Directeur Juridique et la Direction de la transformation.

L’assistant(e) de Direction aura pour principales missions, sans que cette liste ne soit exhaustive :

Au sein de la direction générale, les missions suivantes pourront lui être notamment confiées en lien avec l’Adjointe de Direction Générale et du Président :

• Gestion du courrier de la Direction Générale
• Référencement fournisseurs et gestion des PO de la DG (hors études et cabinet de conseil)
• Gestion des contrats et signature de la Direction Générale
• Suivi des stocks et commande des fournitures et autres (eau, café.)
• Accueil physique des visiteurs et clients, comme d’autres membres de l’équipe
• En charge de la bonne tenue des bureaux et de la réservation des salles
• Co-organisation des instances internes, des séminaires
• Gestion des déplacements et NDF
• Déclarations compliance
• Soutien à la gestion des campagnes grâcieuses
• Back up de l’Adjointe de la Direction Générale dans le cadre de ses congés

Au sein de la direction juridique :

• Gestion de l’agenda et NDF du Directeur juridique et Conformité et plus ponctuellement de celui de l’équipe
• Gestion des signatures de la Direction Juridique
• Récupération d’information (recherche juridique et marché) & veille juridique et marché
• Référencement fournisseurs et gestion des PO
• Support pour la compliance, gestion de l’intranet, mise en page PowerPoint, soutien gestion des sinistres.
• Veille INPI
• Gestion administrative (abonnements divers, classements .).

Au sein de la direction financière, les missions suivantes pourront lui être notamment confiées :

• Référencement fournisseurs et gestion des PO de la Finance
• Validation des éléments de paie du service
• Missions d’assistanat au contrôle de gestion en lien avec le responsable du service ou un contrôleur de gestion.
• Contrôle de la facturation mensuelle de certains fournisseurs (Energie, Telecom, ) et travail sur la résolution des problèmes détectés.
• Gestion contractuelle de certains fournisseurs (suivi des propositions, organisation des signatures, vérification adéquation contrats avec les demandes).
• Notes de Frais : contrôles aléatoires sur les notes de frais des employés.

Au sein de la direction de la transformation :

Organisation des instances internes avec le Transformation Office (gestion salles, invitations réunions, coordination d’agendas avec les membres Comex / Comex élargi, plateaux repas )

Profil et Compétences :

• Bac +2 en gestion / administration avec une expérience de 3 ans minimum dans une fonction similaire et expérience conséquente avec un haut dirigeant demandée ;
• Excellent relationnel, sens du service, rigueur, flexibilité ;
• Capacité à prioriser ;
• Discrétion et Confidentialité ;
• Maitrise du pack office.

Rémunération annuelle brute : 32 000€ à 37 000€

Statut non-cadre