ASSISTANT.E DE DIRECTION

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Descriptif de l'emploi de direction à pourvoir au sein de la Direction Équilibre des territoires.

Référence du poste n 3311. Missions / conditions d'exercice Fonctions :

Collaborateur·trice direct·e et de confiance de la Directrice Equilibre du Territoire, vous assurerez son assistance et serez le·la garant·e des échéances et de la qualité des productions (notes à l'exécutif, notes internes, courriers).

Missions générales :

Vous assurerez plus spécifiquement les missions suivantes :

• Organiser les rendez-vous, le planning, les déplacements de la Directrice Équilibre des territoires.
• Assurez l'accueil physique ainsi que la gestion de ses communications téléphoniques et électroniques.
• Préparer et assurer l'organisation logistique et matérielle des réunions (gestion des agendas, réservation de salles,

préparation des dossiers, diffusion des comptes-rendus).

• Gérer le traitement et le suivi des courriers Post Office, des notes et des parapheurs du Pôle (arrivées-départs).
• Réaliser des travaux de bureautique dans votre domaine d'intervention : production de courriers et de notes.
• Assurer la diffusion des informations montantes et descendantes en lien avec le secrétariat général de pôle et les assistantes des services habitat cadre de vie et solidarités territoriales.
• Organiser le tri, le classement, et l’archivage des documents des de la direction.
• Animer les temps conviviaux de la direction.

Missions spécifiques :

• Garant·e des échéances de la direction, vous assurerez le suivi intégral des sessions en lien avec l’assistante du directeur général de pôle.
• Vous piloterez avec les assistantes des deux services de la direction, l'organisation logistique et matérielle des événementiels de la direction.
• Vous contribuerez à la mutualisation des missions entre les assistantes mise en place au sein de la DET de façon à assurer une continuité des missions, pendant les périodes de congés ou de pics d’activité.
• Vous pourrez être amené·e à contribuer à la formation des nouveaux collègues sur les outils comme, Tempo, PostOffice, Parapheur électronique, Délib 35.
• Vous organiserez et préparerez les réunions de direction hebdomadaires du lundi.
• Vous serez garant·e de la bonne utilisation de l’espace Teams de la Direction.
• Vous participerez à la gestion administrative du CAU35 en lien avec l’assistante du service habitat cadre de vie (gestion des frais de déplacements, liens RH pour les salaires, appel à recettes pour les communes).
• Vous serez en charge de la mise à jour de la base partenaires ainsi que des commandes de fournitures.

Spécificités du poste :

Le Département propose :

• des plages de travail variables élargies : (Prise de poste entre 7h30 et 9h30) pause méridienne entre 11h30 et 14h00 (départ entre 16h30 et 19h00)
• la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour soit 39h10 par semaine ouvre droit à 34 jours de congés annuels et 15 jours de RTT.
• le télétravail régulier (2 jours maximum par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
• une participation employeur / indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
• l'accès à un parking voiture vélo.

Des avantages et prestations sociales :

• l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)s
• des offres de prestations culturelles et de loisirs
• une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire

Le service est localisé dans le bâtiment Cucillé 1 - 3 Avenue de Cucillé à RENNES. Profils recherchés Recrutement sous conditions statutaires ou éventuellement contractuel 1 an.

Connaissances :

• Vous maîtrisez l’outil bureautique (Suite Microsoft Office), et collaboratif (Teams), et plus largement l'informatique : Post office, Délib 35, parapheur électronique.
• Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale d'envergure ou portez un intérêt particulier pour l'action départementale.

Aptitudes requises :

• Autonome vous savez prendre des initiatives et être réactif·ve pour vous adapter au contexte.
• Vous êtes polyvalent·e et savez gérer simultanément plusieurs activités.
• Vous savez faire preuve d'une grande agilité dans la gestion des agendas.
• Vous êtes doté·e d'une capacité d'analyse et d'anticipation dans la gestion des rendez-vous, réunions, déplacements....
• Vous êtes rigoureux·se, autonome, méthodique et êtes en mesure d'organiser votre travail en tenant compte des priorités et des délais,
• Vous avez le sens du contact et disposez de qualités relationnelles qui vous permettent de communiquer en vous adaptant à différentes catégories d'interlocuteurs.
• Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles (syntaxe, orthographe).
• Vous savez travailler en toute discrétion et organiser la confidentialité des informations.

Formation :

De formation supérieure en secrétariat ou en assistance, vous avez une bonne connaissance de la collectivité et / ou du fonctionnement des collectivités territoriales ou de la fonction publique.

Expériences :

Une expérience antérieure significative sur des fonctions d'assistance de direction constituerait un plus.