IGF-GESTIONNAIRE DES MOYENS DE FONCTIONNEMENT H/F
Description du poste
Dans un service logistique comptant 3 agents, vous interviendrez sur 2 volets principaux :
Gestion de l’organisation des déplacements en France et à l’étranger des membres de l’IGF en liaison avec le prestataire de service du SG Application Chorus-DT :
- réservations des billets de train ou d’avion, recherche et réservation d’hôtels,
- suivi et contrôle sur pièces des états de frais de mission,
- gestion des passeports de service et des demandes de visas,
- suivi des missions et des facturations du prestataire.
Gestion de toutes les fonctions logistiques nécessaires aux moyens de fonctionnement du Service :
- gestion des manifestations et événements du Service (réceptions, etc.),
- organisation des petits-déjeuners de travail (réservations, commandes, suivi des prestations) et diverses manifestations,
- gestion des cartes multiservices, de cantine, d’accès aux cabinets ministériels, etc,
- réservation, équipement et attribution des salles de réunion (réservation interne et application du Secrétariat général en externe),
- mise à jour de l’annuaire OMEGA,
- gestion des bureaux du Service et des espaces communs (salles de réunion, locaux d’impressions et réserves, espaces de convivialité), déplacement ponctuel de petit mobilier (chaises, caissons, etc.),
- approvisionnement des espaces communs en fourniture et consommables,
- suivi des travaux internes et organisation / réorganisation des espaces de travail en lien avec les services dédiés du Secrétariat général, aménagements immobiliers (commande, contrôle, suivi),
- fournitures de bureau, gestion du courrier et des listes d’envoi,
- participation à la préparation annuelle du DUERP-PAP (document unique et plan de prévention des risques professionnels) et suivi (formation à acquérir à l’arrivée au Service).
Conditions d'exercice particulières
Expérience dans le domaine de la gestion des moyens de fonctionnement valorisée.
Télétravail possible selon les nécessités du Service.
Contraintes ponctuelles en début de matinée ou en fin d’après-midi (8h30 19h00)
Description du profil recherché
Savoir-faire :
- Assurer un recensement des besoins en optimisant les procédures
- Organiser l’aspect logistique des déplacements, des réunions (présentiel, audio-conférence, visio-conférence) et accompagnement logistique des divers intervenants externes au sein du Service et des moments de convivialité et manifestations spécifiques (vie du Service)
- Partager les informations, rendre compte du travail effectué à l'équipe et à la hiérarchie
Savoir-être :
- Disponibilité
- Réactivité
- Sens de l’accueil
- Empathie
- Capacité à travailler sereinement dans l'urgence
Capacité d’adaptation aux contraintes du service
- Polyvalence
- Autonomie
Sens du travail en équipe
Sens des interactions avec des interlocuteurs très variés
Rigueur
- Discrétion
- Savoirs :
Compétences requises :
Maîtrise des logiciels bureautique (Word, Excel, Outlook, etc.)
Maitrise des logiciels spécifiques (Chorus-DT, OMEGA, RESA, etc.).
Maîtrise des dispositifs de visioconférences (OVP, Zoom, etc.)
Temps Plein
Compétences candidat
Compétences
- CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
- SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
- SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
- SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
- SAVOIR-FAIRE - Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
- SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
- SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 4 Baccalauréat
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
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Gestionnaire administratif des marchés publics et des conventions (h/f) - 7950
Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi Il veille à la passation des marchés publics et des conventions de la DVM dans le respect du cadre réglementaire et l'harmonie des procédures internes au département Missions / conditions d'exercice - Participer au recensem...
Gestionnaire De La Supervision H/f
Ces automates assurent le fonctionnement des postes anti-crue, des postes de relèvement, des pluviomètres, des débitmètres, des stations de mesure en rivière, des barrages, et d'autres installations essentielles. Sous l'autorité du Chef du service Télégestion et Traitement de l'Information et en col...
Gestionnaire support SARVI H/F
Etudier la recevabilité des demandes au regard de la loi du 1er juillet 2008 et gérer les ouvertures de dossiers. Au sein du service d’aide au recouvrement des victimes d’infractions (SARVI) constitué d'une trentaine de collaborateurs, vous interviendrez en soutien de l’équipe à travers les missions...