Assistant (H/F)

Entreprise :

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Description du poste :

Au sein d'une PME de 25 personnes vous aurez pour mission :

Assurer l'assistance commerciale auprès de commerciaux et assurer le suivi administratif des commandes clients

Assistance commerciale :

• Assister un ou plusieurs responsable(s) commercial, afin d'optimiser la gestion de leur activité : secrétariat, gestion de planning, organisation de déplacements, communication, accueil
• Organisation logistique de réceptions clients
• Traductions en aide aux services pour fluidifier les échanges
• Etablir des contrats de prêt, de vente, de location
• Echanger sur les modalités du contrat de vente (Incoterm, )
• Envoi d'échantillons, de documentation, de supports commerciaux,
• Effectuer le suivi de dossier de salons professionnels
• Envoi de matériel de salons avec exportations temporaires
• Suivre des contrats agents, émission de bordereaux et suivi des commissions

Administration des ventes / Gestion des commandes clients :

• Assister à la rédaction et suivre les offres commerciales
• Participer à la revue de contrat sous la responsabilité du commercial, enregistrer la commande client et suivre les modifications
• Emission d'offres et traitement des commandes complètes sur des affaires simples (consommables, unités standard)
• Informer le client sur le traitement de sa commande, sur les délais (accusé de réception de commande)
• Effectuer le suivi administratif des paiements des acomptes, des ouvertures de Lettres de Crédit, des demandes de cautions bancaires
• Envoi de documents contractuels
• Demande, réception, vérification et utilisation des Crédits Documentaires
• Gérer les aléas de la commande : retard de production, demandes spéciales du client, prévoir la réception usine
• Organiser l'expédition du matériel transport (mer / terre / air), et informer le client sur la mise à disposition du matériel
• Emettre les documents de facturation et expédition : factures, packing lists, certificats, etc
• Suivi des paiements, relances en lien avec la comptabilité et le commercal

Description du profil :

PROFIL DU (OU DE LA) CANDIDAT(E)

De formation BAC +2 minimum avec de l'expérience sur la gestion d'export. Maîtrise des INCOTERMs, de la chaine logistique, des Lettres de Crédit.

Connaissances et Savoir-faire demandées :

• Anglais indispensable - une autre langue serait un avantage : Allemand
• Utilisation de logiciels de bureautique : Word, Excel, Power Point
• Utilisation d'ERP (Sage 100 idéalement)
• Organisation de la chaîne logistique
• Règlementation du transport de marchandises : INCOTERM et assurances
• Règlementation des douanes
• Bases du droit commercial international
• Connaissance du langage technique lié aux modes de transport
• Connaissance des termes de paiement : crédit documentaire, garantie bancaire
• Mettre en place et suivre un crédit documentaire
• Enregistrer une commande et vérifier les conditions de réalisation : délais de livraison, mode de conditionnement , et en informer le client ou le commercial
• Organiser les expéditions en tenant compte de différents intervenants
• Être à l'aise avec la lecture de contenu technique

Savoir-être :

• Être organisé
• Être rigoureux
• Être réactif, dynamique
• Avoir de l'aisance relationnelle
• Avoir de la qualité d'écoute
Il y a 6 jours