Secrétaire des séances - H/F

Présentation de la collectivité

Idéalement situé, le Département de la Haute-Savoie offre l'opportunité d'exercer son métier dans un cadre de vie équilibré, alliant vie urbaine et nature entre lacs et montagnes, mais c’est aussi bénéficier de perspectives d’évolution de carrière : diversité des compétences exercées, mission d’accompagnement managérial pour accompagner les cadres, parcours de formation, mobilité interne facilitée, etc.

Le Département de la Haute-Savoie est une collectivité dynamique et engagée pour la transition écologique, notamment avec un objectif de veiller à l’excellence environnementale, engagée dans une démarche de Projet d’Administration autour de 3 valeurs " pour une administration plus humaine, plus moderne et plus efficace ".

Missions principales

• Gérer le convocations de la Commission Permanente et du Conseil départemental (séances privées et publiques) ;
• Assurer le secrétariat des séances de la Commission Permanente (CP) et du Conseil départemental (CD) : Préparer des documents de travail, éditer des délibérations pour les réunions de la CP et pour les séances du CD, Assurer le suivi des dossiers dans Dotelec Actes décisionnels pour la CP et le CD (finalisation des délibérations pour signature, transcription des débats figurant aux procès-verbaux des séances du CD), Assurer la mise en œuvre des formalités conférant le caractère exécutoire des délibérations : télétransmission et publication des actes, préparation des registres de délibérations (CP / CD) ainsi que des PV de séances CD aux formats "papier" et dématérialisés pour publication, Réaliser et gérer ponctuellement les enregistrements audio des séances publiques de l'Assemblée et d'autres réunions, Relecture et vérification des projets de procès-verbaux de séances du CD avant publication.

Réaliser et publier des Recueils d'Arrêtés (parution bi-mensuelle)

• Soutien au correspondant Archives du service, en charge du suivi de l'archivage des dossiers du service, et à l'agent responsable du suivi des travaux de publication des procès-verbaux de séance de l'Assemblée départementale.
• Mise à disposition et préparation de la sono de la salle du Conseil pour les différents services. Renfort occasionnel du Secrétariat de direction si nécessaire.

Profil recherché

• Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'institution
• Connaissance et pratique d'une application de gestion des actes
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel), connaissances Adobe Acrobat appréciées
• Facilité d'adaptation à l'usage d'outils informatiques (parapheur électronique, cartable électronique, etc.)

Ce poste nécessite des conditions d'exercice particulières dont vous devez tenir compte :

• Conditions de rémunération : traitement indiciaire + RIFSEEP
• Poste à temps complet
• Disponibilité ponctuelle liée à la préparation et au suivi des réunions de l'Assemblée, incidence possible sur les horaires et les dates de prise de congés

Vous êtes reconnu(e) pour vos aptitudes organisationnelles , votre méthode et votre rigueur ? Vous avez le sens du travail en équipe et détenez d'excellentes qualités relationnelles ?

Vous savez faire preuve de discrétion et avez le sens du détail ? Alors ce poste est fait pour vous et nous attendons votre candidature avant le 16 / 06 / 2024 !

Voici quelques avantages proposés par notre collectivité :

• Poste à temps complet, 39h / semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT)
• Rémunération statutaire à laquelle s’ajoute une indemnité de sujétions et d’expertise (IFSE) et un complément indemnitaire annuel (CIA)
• Possibilité de télétravail
• Titres restaurant d’une valeur faciale de 7,50€ (participation à hauteur de 4,50€ par la collectivité)
• Comité des Œuvres Sociales (association permettant de bénéficier d'aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles)
• Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)
• Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)
Il y a plus de 30 jours