Assistant (e) de direction service DRH
FICHE DE POSTE
Assistant(e) de Direction
1. CHAMP D’ACTIVITE
La Direction des Ressources Humaines (DRH) est composée de plusieurs secteurs fonctionnels :
- Pôle Attractivité, Recrutement et intégration
- Pôle GPMC, Développement RH & Formation
- Pôle Qualité de vie et conditions de travail
- Pôle Gestion des personnels
- Pôle Présence et maintien dans l’emploi
- Pôle Pilotage RH
- Pôle Affaires générales RH & Relations sociales
- Pôle Qualité de service RH
Le secrétariat de direction composé d’un binôme de deux assistantes de direction, positionné au sein du Pôle Affaires générales & Relations sociales.
2. OBJECTIFS GENERAUX DU SECRETARIAT DE LA DRH
Le secrétariat de direction est un maillon essentiel de la DRH, dont il est garant de l’image auprès du public accueilli et des différents interlocuteurs qui la sollicitent au quotidien.
A ce titre, il veille à assurer un accueil de qualité auprès des personnes qui sollicitent la DRH, et contribue au bon fonctionnement administratif de la DRH et à la circulation de l’information entre les différents secteurs de la DRH.
Il assure également le lien entre la DRH et les secrétariats des autres Directions, Sites et Pôles, les partenaires sociaux et les partenaires institutionnels.
3. MISSIONS DU SECRETARIAT DE DIRECTION
3.1Organiser l’activité quotidienne de la Direction
- Gestion de l’agenda du Directeur et des trois Directeurs adjoints :
- Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements ;
- Réponse aux sollicitations et invitations formulées auprès des Directeurs ;
- Coordination des plannings pour assurer la bonne synchronisation des agendas.
- Gestion des correspondances :
- Réception, enregistrement informatique, et ventilation du courrier vers les secteurs RH ;
- Gestion des circuits de signature : réception, vérification et ventilation des parapheurs ;
- Enregistrement numérique et référencement des courriers sortants ;
- Accueil et orientation du public
- Accueil téléphonique : réception, traitement et / ou orientation des appels entrants ;
- Accueil numérique : traitement de la boite mail du secrétariat ;
- Accueil physique : accueil et orientation du public (rendez-vous, visites spontanées )
- Gestion des tâches logistiques : gestion des stocks et des commandes de fournitures, demandes d’interventions techniques, réservation et préparation de salles de réunion, réservation de véhicules pour les déplacements des directeurs
3.2 Assister la direction dans les tâches administratives
- Préparation des dossiers et réunions des Directeurs
- Classement et archivage de dossiers et documents
- Appui administratif à la gestion des affaires générales de la DRH : rédaction de courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux de réunion et d’instances, réalisation d’ordres du jour, conception de présentations.
- Appui ponctuel des autres secteurs en cas de surcroit temporaire d’activité
3. QUALITÉS REQUISES
- Savoir-être adapté à l’accueil d’un public, aisance orale et relationnelle
- Discrétion professionnelle et sens aigu de la confidentialité
- Esprit pragmatique, rigueur, précision, sens de l’organisation et méthode
- Grande capacité d’anticipation, de réactivité et de priorisation
- Esprit d’équipe et de service
- Capacité d’initiative, autonomie et sens des responsabilités
- Curiosité intellectuelle, disponibilité et réactivité
4. COMPÉTENCES REQUISES
- Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, Powerpoint, SharePoint
- Maîtrise des logiciels RH : Agirh (formation prévue)
- Connaissances en gestion administrative générale
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Capacités de communication et maîtrise des usages de l’accueil physique et téléphonique
- Maîtrise des méthodes d’organisation de réunions, rendez-vous et évènements
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
5. RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS
- Intitulé du poste : Assistant(e) de direction
- Grade : Adjoint administratif
- Pôle d’activité : DRH
- Lieu d’exercice : Administration centrale Rue Brochier
- Lien hiérarchique : DRH, DRH adjoints & Cadre responsable des Affaires générales
- Relations fréquentes : Ensemble des agents de la DRH, Secrétariats des directions, des sites hospitaliers et des pôles, Organisations syndicales, Partenaires institutionnels.
- Déplacements sur autres sites : non
- Horaires : 39 h semaine : 7h48 jour deux vacations : 08h00 15h48 / 09h12 17h00
Période estivale lors des congés du binôme : 08h30 16h18
Récupération possible en fonction de dépassement horaire exceptionnel
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