Gestionnaire Formation initiale - CDI

Le / la gestionnaire en formation Initiale est chargé d’assurer le suivi des étudiants en Formation Initiale et Continue.

Il / elle travaille avec le Directeur administratif et financier ainsi que la Directrice qualité. Il / elle s’assure de la bonne constitution des dossiers étudiants et assure la facturation des bons de commande

Au sein du siège social, le Gestionnaire en Formation Initiale dépend du Directeur Administratif et Financier.

Il travaille étroitement avec le service financier et la comptabilité.

LES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Effectue la saisie de données dans GESCOM (module SAGE)
• Contrats d’inscription / documents administratifs / Création BC / relevé tiers
• Relance les Conseillers en formation et les étudiants lorsque le dossier d’inscription est incomplet
• Génère les règlements
• Créer les bons de commande et encaisse les espèces
• Assure la facturation des bons de commande
• Génère les bordereaux de règlement (espèces / virements / chèques)
• Édite les relevés tiers en début d’exercice
• Édite l’état des règlements en fin d’année
• Est habilité(e) à percevoir les espèces
• Dépose en banque les règlements (2 fois par semaine en moyenne)
• Assure le traitement des virements reçus
• Gère les impayés
• Relance les étudiants par téléphone puis par courrier AR
• Réclame les certificats de non-paiement à la banque et les transmet au cabinet de recouvrement SOGEFY
• Traite les factures de reversement global du cabinet de recouvrement SOGEFY
• Affecte le règlement à l’étudiant concerné
• Édite des bordereaux de remise (pour la comptabilité et pour le service financier)
• Met à jour la base de génération des règlements pour les années précédentes et suivi des anciens dossiers litigieux
• Gestion des contraventions
• Gère les ruptures
• Calcule le solde à payer
• Accuse réception de la rupture par courrier AR
• Met à jour GESCOM
• Relance et suit le règlement total
• Effectue des requêtes hebdomadaires avant facturation et le classement
• Assure la migration d’un dossier formation initiale vers le service alternance
• Assure l’accueil physique et téléphonique et le traitement des mails
• Oriente les personnes selon leur demande et gère les prises de RDV
• Etabli et enregistre les billets de retard des étudiants et les justificatifs d’absence
• Etabli et passe les commandes des fournitures de bureau
• Réceptionne et classe les feuilles de présence des intervenants
• Etabli les attestations de présence des personnes en formation continue
• Assure les tâches administratives

RELATIONS INTERNES ET EXTERNES DU POSTE

• Interne
• La Directrice qualité
• Le service comptabilité
• Le service commercial
• Le service pédagogique
• Externe
• La banque
• Le cabinet de recouvrement

FORMATION ET EXPERIENCE

Formation initiale

Minimum BAC +2 spécialités Assistanat administratif / Comptabilité-gestion / Recouvrement

Expérience professionnelle

Minimum 3 années d’expérience

PROFIL

Connaissances techniques / métier

Maîtriser l’outil informatique, en particulier Word, Excel, la messagerie électronique, l’environnement WEB

Maîtriser le module GESTION COMMERCIALE de SAGE

Facturation

Saisie des dossiers

Gestion des ruptures et contentieux

Compétences

Aisance relationnelle

Savoir organiser et planifier ses activités

Savoir faire face aux situations d’urgence

Capacité d’écoute

Maîtriser l’expression écrite et orale

Avoir une grande polyvalence

Faire preuve de rigueur, de méthode, d’autonomie, de discrétion et être doté d’un bon relationnel

• Avantages en entreprise
• Titre restaurant
• Mutuelle entreprise familiale
• Participation aux bénéfices
Il y a plus de 30 jours