HRBP - France

HRBP - France

Aspen Pharma Group

2023-07-27 France

Job Ref # : EMEHRGFR

Industry : Human Resources

Job Type : Permanent

Positions Available : 1

Partenaire des Resources Humaines

Job Description

Role title HRBP - France

Department Commercial Human Resources

Location Rueil-Malmaison, France

Role purpose

Responsible for but not limited to :

• Recruitment and on-boarding
• Training and development
• Payroll & associated services
• Employee Benefits
• Health, Pension, Vehicle & Incentive Schemes
• HR Personnel
• HR policies & procedures
• HR Administration & HRIS

Intitulé de poste HRBP / Partenaire des Resources Humaines - France

Départment Ressources Humaines- Commercial

Localisation Rueil-Malmaison, FR

Responsabilités du poste

Responsable mais de manière non-limitative :

• Recrutement et intégration
• La formation et le développement
• Paie et services associés
• Avantages sociaux
• Régimes de santé, de prévoyance, de retraite, de véhicule et d'incentives
• Personnel RH
• Politiques et procédures RH
• Administration RH & SIRH

Payroll :

• Ensure overall compliance and compliance with the production deadline for payroll, post-payroll statements and mandatory declarations to social organizations :
• Prior to the payroll cycle, hold the monthly preparatory meeting with payroll service provider.
• Transmit the preparatory elements to the service provider, control and validate the processing in close collaboration with the service provider.

Check the balances of any account in tandem with the HRD.

• Ensure the correct declaration of social charges via the monthly DSN and ensure accounting / payroll reconciliations.
• Guarantee the correct preparation of the mandatory annual declarations (DOETH, professional expenses, apprenticeship tax, social charges on employee savings, etc.).
• Ensure the processing of work stoppages as well as the follow-up of health and provident files in cooperation with the IJ Services department of the payroll service provider and our partner APGIS.
• Calculate the benefit in kind for the beneficiaries of company vehicles
• Manage the payroll service provider : control and assess the quality of its service, carry out and ensure the proper execution of the full end to end payroll process (updating of rates, annual declarations, IJ services reconciliations, requests)
• Ensure the internal communication of payroll and post-payroll information as a contact for the Group's accounting and treasury departments.

Provide data or information requested by, HRD, Regional HR Head and Group Accounting & Treasury departments in a timely manner.

Contribute to the improvement of HR and payroll rules and procedures.

Employee C&B :

• Participate in organizing the employee engagement / wellness / benefits program
• Manage the process of employee savings : Profit-sharing and Incentive with external stakeholder
• Participate in organizing the employee reward & recognition program Employee Relations & Administration :
• Organize and maintain personnel records
• Update internal databases on the HR system
• Prepare HR documents, employment contracts, salary and bonus letters, reference letters etc.
• Keep company policies up to date.
• Answer employees’ queries about HR-related issues, payroll, leaves & HR processes related to its functions.
• Ensure the application by employees of all HR procedures, develop HR sheets and educational communications (notes, guide, presentations, etc.

and communicate regularly on HR highlights to employees.

• Contribute to the drafting of information and consultation materials for Staff Representatives, as well as presentations for the Management Committee.
• Guarantee the continuity of the Human Resources service in the event of the absence of the HRD HR System :
• Managing employee information on the HR system (internal files & SuccessFactors)
• Adding & exiting employees, tracking leave, leave reporting, and organization changes.
• Learning Management System

Recruitment & Onboarding :

• Identify & qualify approved vacancies
• Develop and update job descriptions, job specifications and interview process
• Prepare recruitment materials and post jobs to appropriate external and internal job portals
• Source and recruit candidates by using databases, social media etc.
• Review & screen candidates resumes and job applications

Onboarding

• Shortlisting and preparing offer letter following the approval process
• Reference checking
• Prepare new joiners onboarding documents, IT, equipment
• Preparing new joiner induction schedule
• New joiner documents sign off
• Add new Employees on HRIS system and internal database

Training & Development :

• Identifying training needs with the line manager
• Identify appropriate or required trainings which will develop employees
• Manage training providers (research, proposals, quotations, vendor creation, invoice payment initiation)
• Monitor & optimize training budget
• Confirm bookings and prepare logistical arrangements
• Keep on file the training certificates of employees
• Maintain training tracker

Ad Hoc HR projects

• Calculate and prepare the social works and operating budgets of the CSE on a quarterly basis.
• Contribute to the implementation of cross-functional projects of the Group and the Company.
• Ensure regular HR reporting to the HRD and indicators, quarterly & annual Group reporting.
• Ensure the administrative processing and monitoring of HR expenses and contribute to the management of the HR budget in cooperation with the finance teams and the HR department.
• Participate in various company audits (internal & external)
• Prepare and transmit the data necessary for the annual establishment of pension provisions.

Propose projects to improve HR activities / processes / tools Paie

• S'assurer de la conformité globale et du respect du délai de production de la paie, des décomptes post-paie et des déclarations obligatoires aux organismes sociaux :
• Avant le cycle de paie, tenir la réunion préparatoire mensuelle avec le fournisseur de services de paie.
• Transmettre les éléments préparatoires au prestataire, contrôler et valider le traitement en étroite collaboration avec le prestataire.

Vérifiez les soldes de tout compte en collaboration avec le DRH.

• S'assurer de la bonne déclaration des charges sociales via la DSN mensuelle et assurer les rapprochements comptabilité / paie.
• Garantir la bonne préparation des déclarations annuelles obligatoires (DOETH, charges professionnelles, taxe d'apprentissage, prélèvements sociaux sur l'épargne salariale ).
• Assurer le traitement des arrêts de travail ainsi que le suivi des dossiers santé et prévoyance en collaboration avec le service IJ du prestataire paie et notre partenaire APGIS.
• Calculer l'avantage en nature pour les bénéficiaires de véhicules de société
• Gérer le prestataire de paie : contrôler et évaluer la qualité de son service, réaliser et assurer la bonne exécution du processus complet de paie de bout en bout (mise à jour des taux, déclarations annuelles, rapprochements des services IJ,demandes)
• Assurer la communication interne des informations de paie et post-paie en tant qu'interlocuteur des services comptabilité et trésorerie du Groupe.

Fournir les données ou informations demandées par le DRH, le responsable régional des ressources humaines et les départements de comptabilité et de trésorerie du groupe en temps opportun.

Contribuer à l'amélioration des règles et procédures RH et paie.

Avantages salariaux et d’entreprise :

• Participer à l'organisation du programme de mérite / bien-être / avantages sociaux des collaborateurs
• Piloter le processus d'épargne salariale : Intéressement et Participation avec partie prenante externe
• Participer à l'organisation du programme de mérite et de reconnaissance des collaborateurs

Relations avec les employés et administration du personnel :

• Organiser et tenir à jour les dossiers du personnel
• Mettre à jour les bases de données internes sur le système RH
• Préparer les documents RH, les contrats de travail, les lettres de salaire et de bonus, les lettres de référence, etc.
• Maintenez à jour les politiques de l'entreprise.
• Répondre aux questions des employés sur les questions liées aux RH, la paie, les congés et les processus RH liés à ses fonctions.
• S'assurer de l'application par les collaborateurs de l'ensemble des procédures RH, élaborer des fiches RH et des communications pédagogiques (notes, guide, présentations, etc.

et communiquer régulièrement sur les faits marquants RH aux collaborateurs.

• Contribuer à la rédaction des supports d'information et de consultation des Délégués du Personnel ainsi que des présentations au Comité de Direction.
• Garantir la continuité du service Ressources Humaines en cas d'absence du DRH

Système RH :

• Gestion des informations des employés sur le système RH (dossiers internes & SuccessFactors)
• Arrivée et départ d'employés, suivi des congés, rapports sur les congés et changements d'organisation.
• Learning Management System : plateforme numérique de formation interne

Recrutement & Intégration :

• Identifier et qualifier les postes vacants approuvés
• Élaborer et mettre à jour les descriptions de fonction, les fiches de poste et le processus d'entretien RH
• Préparer le matériel de recrutement et publier les offres d'emploi sur les portails d'emploi externes et internes appropriés
• Rechercher et recruter des candidats en utilisant des bases de données, les médias sociaux, etc.
• Examiner et filtrer les CV et les demandes d'emploi des candidats

Intégration

• Présélection et préparation de la lettre d'offre d’emploi suite au processus d'approbation
• Vérification des références
• Préparer les documents d'intégration des nouveaux entrants, l'informatique, l'équipement
• Préparation du calendrier d'intégration des nouveaux entrants
• Signature des documents administratifs du nouvel entrant
• Intégrer les nouveaux employés sur le système SIRH et la base de données interne Training & Development :
• Identifying training needs with the line manager
• Identify appropriate or required trainings which will develop employees
• Manage training providers (research, proposals, quotations, vendor creation, invoice payment initiation)
• Monitor & optimize training budget
• Confirm bookings and prepare logistical arrangements
• Keep on file the training certificates of employees
• Maintain training tracker

Formation et développement :

• Identification des besoins de formation avec le supérieur hiérarchique
• Identifier les formations appropriées ou requises qui développeront les employés
• Gérer les prestataires de formation (recherches, propositions, devis, création de fournisseurs, initiation du paiement des factures)
• Surveiller et optimiser le budget de formation
• Confirmer les réservations et préparer les arrangements logistiques
• Conserver les certificats de formation des employés
• Maintenir le suivi de la formation

Projets RH ad hoc

• Calculer et préparer les budgets des œuvres sociales et de fonctionnement du CSE sur une base trimestrielle.
• Contribuer à la mise en œuvre de projets transversaux du Groupe et de la Société.
• Assurer un reporting RH régulier auprès de la DRH et des indicateurs, reporting Groupe trimestriel & annuel.
• Assurer le traitement administratif et le suivi des dépenses RH et contribuer à la gestion du budget RH en collaboration avec les équipes financières et le service RH.
• Participer à divers audits de l'entreprise (internes & externes)
• Préparer et transmettre les données nécessaires à l'établissement annuel des provisions de retraite.
• Proposer des projets d'amélioration des activités / processus / outils RH

Job Requirements

Position Requirements :

Level of Education required :

Name of qualification (if any)

Bachelor Degree : Yes BAC+4 / 5 HR

Master’s Degree : Not Required

Doctorate Degree / Multiple Masters : Not Required

Years of experience required

Field of Experience

Four (4+) : Human Resources - France

Four (4+) : Payroll

Four (4+) : Human Resources, Recruitment & HR System tools

Technical skills

Level required

Recruitment & Selection : Advanced

MS Office : Advanced

Languages : French & English : Advanced

Aspen Competencies

BUSINESS

PEOPLE

SELF

Foster Consumer & Customer Commitment

Communicate Effectively

Continuously Grow & Develop

Makes Good Decision

Dealing with ambiguity / Embrace change

Contribute Special Expertise

Key Attributes : Market Knowledge

Market Knowledge

Flexibility and tolerance for ambiguity

Technical / Professional skills

Consumer relevancy

Capacity for and resistance to stress

Industry knowledge

Problem solving

Active listening

Curiosity / learning agility

Information seeking

Informal communication skills

Prérequis du poste :

Niveau d'études requis :

Nom de la qualification (le cas échéant)

Baccalauréat : Oui BAC+4 / 5 HR

Maïtrise : Non requis

Doctorat / Multiple Masters : Non requis

Années d'expérience requises

Champ d'expérience

Quatre (4+) : Ressources Humaines - France

Quatre (4+) : Paie

Quatre (4+) : Outils Ressources Humaines, Recrutement & Système RH

Compétences techniques

Niveau requis

Recrutement & Sélection : Avancé

MS Office : Avancé

Langues : français et anglais : Avancé

Compétences Aspen

BUSINESS

PEOPLE

SELF

Favoriser l'engagement des conllaborateurs et des clients

Communiquer efficacement

Croissance et développement continus

Prend la bonne décision

Gérer l'ambiguïté / Accepter le changement

Apporter une expertise spéciale

Attributs clés :

Connaissance du marché

Flexibilité et tolérance à l'ambiguïté

Compétences techniques / professionnelles

Pertinence pour le consommateur

Capacité et résistance au stress

Connaissance de l'industrie

Résolution de problème

Écoute active

Curiosité / agilité d'apprentissage

Recherche d'information

Compétences en communication informelle