Gestionnaire administratif petite enfance (H/F)

Description du poste :

Cadres d’emploi des adjoints administratifs

Recrutement par voie statutaire ou contractuelle (3 ans)

Sous la direction de la responsable du service, vous avez en charge le processus de facturation des prestations p etite enfance et la responsabilité de la régie en qualité de régisseur principal.

Parallèlement, vous participez, en appui au gestionnaire comptable éducation, à la facturation des prestations péri-éducatives et à la tenue de sa régie.

Vous veillez dans vos activités à faciliter la transmission de l’information à l’ensemble de l’équipe et gérez l’organisation de l’encaissement des factures en lien avec les agents d’accueil.

Vous respectez les échéances de traitement et rendez compte à la responsable de service (tableaux de bord et extractions).

Ponctuellement mobilisé.e sur l’accueil du guichet unique à destination du public 0-15 ans, vous apportez aux familles des réponses de premier niveau et les accompagnez dans l’utilisation du portail e-dém@rches.

Le cas échéant, vous les orientez vers les interlocuteurs pertinents et assurez un reporting auprès des services métiers.

Vous contribuez à l’image de la Ville, à la sécurisation des procédures et à la satisfaction des usagers et entretenez une étroite collaboration avec les services de la direction, celui des finances et le trésor public.

Activités

Gestion de la facturation des activités petite enfance

Paramétrer la prestation Accueil du jeune enfant à facturer sur le logiciel Concerto

Analyser les demandes de pré-inscription en vue de la commission d’attribution des places

Etablir tous les contrôles préalables, organiser et éditer la facturation

Diffuser les informations auprès des usagers

Etablir les contrats d’accueil, contribuer aux contrôles et à leurs ajustements éventuels en lien avec les familles

Formaliser les procédures, créer des outils de suivi et réaliser des tableaux de bord

Traiter l’import CAF et garantir la mise à jour des coefficients

Assurer les extractions des données en vue des déclarations auprès des partenaires (CAF, MSA)

Assurer une permanence administrative sur les multi-accueils 1 à 2 fois par mois

Aide au suivi de la facturation des activités péri-éducatives

Contrôler les pointages réalisés et saisir les éléments de facturation

Assurer le lien physique et dématérialisé / courrier avec les familles

Tenue des régies des recettes

Vérifier et / ou encaisser les règlements relatifs aux familles

Tenir à jour des tableaux de bords en lien avec le train de facturation et les encaisses au mois

Assurer le suivi des impayés, en lien avec le service finances et le Trésor public

Générer les attestations fiscales et élaborer différents documents administratifs

Pour la régie scolaire, participer au suivi quotidien et assurer le relai en l’absence du régisseur principal

Permanence ponctuelle sur le guichet unique

Assurer l’accueil usager sur l’ensemble des démarches familles et le traitement administratif lié à cette fonction

Gérer les contentieux et conflits inhérents à l’activité du service

Gestion des outils numériques

Participer à la réflexion et à la formalisation de documents à destination des familles

Administrer le portail e-dém@rches en lien avec les responsables de service concernés

Participer à la conception et à la diffusion des procédures au sein du service

Description du profil :

Doté.e d’un bon relationnel, vous mettez en œuvre les techniques d’accueil, notamment en posture d’accueil d’usagers difficiles, vous maitrisez la gestion du stress et respectez les règles de confidentialité.

Vous appréciez le travail en équipe et savez partager l’information.

Polyvalent.e, vous pouvez passer d’un sujet à un autre et vous adapter à différents sujets simultanément. Vous êtes réactif.

ve, rigoureux.se, hiérarchisez les priorités et planifiez votre travail en autonomie dans le respect des consignes données.

Disposant d’une expérience en collectivité territoriale, vous maitrisez les outils relatifs à la tenue de régie.

Vous possédez des qualités rédactionnelles avérées et êtes à l’aise avec les outils bureautiques et les logiciels métiers.

La maitrise de Concerto serait un atout supplémentaire.

Vous savez vous adapter aux évolutions réglementaires et organisationnelles, anticiper, alerter et faire évoluer vos pratiques.

En conclusion, votre sens de l’accueil et du service public et votre implication vous permettent d’être force de propositions afin d’optimiser les outils et procédures et ainsi d’améliorer la qualité du service rendu.

Avantages : tickets restaurant, adhésion gratuite au CNAS (organisme national de prestations sociales), participation à la prévoyance.

Régime de travail : Afin de concilier vie personnelle et vie professionnelle, vous avez le choix entre 2 régimes de travail sur une base hebdomadaire de 35 ou 39 heures.

En fonction du régime choisi, le nombre de repos annuel est de 25 ou 48 jours.