Assistante de Direction H/F

Maison d’édition indépendante fondée en 1975, animée par des valeurs universelles : Droits de l'Homme, Droits des peuples à disposer d'eux-mêmes.

Au carrefour des Cultures, elle a pour vocation d'être au service de la Littérature et de la Recherche, de vouloir partager les Savoirs (connaissances) et de contribuer activement à l'émergence d'auteurs Francophones.

30 000 auteurs ont été publiés : parmi eux, de très nombreux universitaires des cinq continents, un prix Nobel de Littérature, et un prix Nobel de Littérature alternatif .

Nombreux et divers sont d’autres auteurs primés, ayant ont commencé leur parcours chez L’Harmattan ! Au 1er rang de l'Édition française en matière de nombre de titres publiés annuels, Pionnier dans le livre numérique et précurseur en méthodes d’impression à la demande , les Éditions l’Harmattan constitue un Groupe éditorial rassemblant et diffusant un nombre important de Marques.

Il est actuellement implanté au BENELUX, dans douze pays Africains et très prochainement au Canada. Notre ambition de développement offre des opportunités à saisir pour qui aime les métiers du Livre.

Missions principales : Dans le cadre de la stratégie des Editions l’Harmattan et l’activité globale du Groupe, sous la responsabilité directe du dirigeant du Groupe vous devrez assurer : L’organisation de l’activité du dirigeant · L’accompagnement du dirigeant d’entreprise, afin de faciliter et d’optimiser la gestion et l’organisation administrative de son activité.

Assurer le secrétariat de la direction générale : gestion de l’agenda, courrier, fonds documentaire, classement, · Préparer et organiser l’ensemble des réunions nécessaires à l’activité de la structure (comité opérationnel, comité édito, comité projets, comité informatique, autres structures et prestataires externes) : convocations, préparations des dossiers, organisation logistique, accueil des participants, rédaction des comptes rendus · Assurer et anticiper les besoins pratiques et logistiques liés à l’activité du dirigeant (prévisions et suivi du budget de fonctionnement du service, gestion des notes de frais, commandes de fournitures, réservations d’hôtels ou de moyens de déplacements, etc ) · Suivi périodique structuré et formalisé des actions menées prévues réalisées, celles en cours, et celles à venir (tableau d’avancement sur les projets ou travaux que le dirigeant souhaite suivre ou superviser) La circulation de l’information · Participer à l’élaboration de documents : recherche d’informations, mise en forme, suivi de validation · Garantir la bonne circulation de l’information montante et descendante entre les managers opérationnels et le dirigeant · Assurer la gestion des appels téléphoniques et la transmission des messages à destination et de la part du dirigeant Lien de communication entre structures du Groupe, les métiers internes et prestataires externes · Être l’interface des managers opérationnels en tant qu’interlocuteur.

rice dédié.e représentant le dirigeant, correspondant privilégié, de chacun d’entre eux et relais de transmission. · Avoir la charge de l’émission ou du relais auprès du dirigeant de propositions, préconisations, suggestions de changements et / ou de mise en place de process / d’outils / etc suite aux remontées émises par les collaborateurs et / ou les managers opérationnels · Assurer la coordination d’actions transverses avec les autres métiers du groupe (organisation d’évènements, conduite d’un projet transverse à plusieurs entités, etc ) · Assurer la relation avec les établissements bancaires travaillant avec le groupe.

Assurer et suivre la relation avec les prestataires de différentes expertises travaillant pour le groupe.

Capacités et compétences recherchées pour le poste : Compétences humaines requises : · Confidentialité, capacité à créer un climat de confiance et de partage · Agilité intellectuelle et émotionnelle : adaptation en fonction de l’interloctueur.

rice, curiosité et capacité à s’intéresser à tout nouveau sujet abordé · Excellent sens de la communication : Maitrise écrite et orale de la langue française, fluidité et synthèse de son expression · Assertivité : capacité à argumenter, à convaincre et à créer l’adhésion · Sens de l’organisation, rigueur dans l’exécution des tâches · Dynamisme : réactivité ET proactivité, capacité à planifier et à prévoir en avance certaines tâches · Excellente présentation, capacité à représenter les éditions l’Harmattan · Expériences et compétences techniques : · Diplômé de niveau Bac+2 ou plus, vous justifiez d’un minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans un rôle similaire · La maitrise des outils bureautiques est un pré requis : Pack office Pro, Maitrise basique de logiciels de comptabilité Anglais professionnel serait un plus apprécié